Запросить консультацию по программе и ценам
Еще совсем недавно без кипы бумажных документов обычную работу было не представить: отчеты, договоры, платежи и заявления тяжелым грузом давили организации. Однако новые технологии и прогресс в области обработки данных и IT в прямом смысле помогает избавиться от тонн бумаги в офисах и тем самым упростить работу всего штата сотрудников.
Но самому «прыжку в будущее» предшествует решение ряда проблем, которые чаще всего возникают в организациях, которые только собираются переходить на СЭД.
Этап первый. Решиться.
В первую очередь, это консерватизм сотрудников и руководителей. Люди, которые привыкли работать только с бумажными документами, могут довольно тяжело принять переход на электронные документы: это и новый формат подписей (теперь они станут электронными), и изменение восприятия (читать придется исключительно с экрана). Кроме того, переход на СЭД влечет за собой переучивание сотрудников методам работы с документами, почтой, обменом файлов.
Во-вторых, нежелание тратить средства на внедрение новых решений. С одной стороны, ощутимые затраты могут застать врасплох руководство и большой, и маленькой организации. С другой стороны, если проанализировать и просчитать коммерческий эффект от внедрения СЭД, то можно будет понять, что затраты – лишь временная проблема. К сожалению, зачастую именно этот фактор и останавливает организации сделать шаг вперед.
Еще одна проблема, которая препятствует появлению СЭД в организации – временное возрастание количества документации. Действительно, и работы в офисе прибавится, и копии документов могут буквально свести с ума. Но если к реорганизации подойти грамотно, то эти временные трудности прекратятся совсем скоро.
Некоторые организации не спешат использовать преимущества электронного документооборота из-за конфиденциальности данных, с которыми они работают. Однако, во всем мире таких компаний десятки тысяч, и все они успешно работают с конфиденциальной оцифрованной информацией. В процессе оцифровки специалисты получают только часть данных одного документа, которые они никак не смогут использовать, и так поэтапно оцифровывают важный документ. Если же это делают сами сотрудники, то оцифровывают только те, у кого есть соответствующий уровень доступа.
Как же происходит переход на электронный документооборот? И главное, зачем это нужно?
Этап второй. Подключение.
Для того, чтобы перейти на систему электронного документооборота, нужны документы, готовые к оцифровке и необходимое программное обеспечение. Обычно оно представляет из себя целый комплекс: программы непосредственно для работы с документами, электронную почту, файловый сервер или облачное хранилище. В такой системе есть разные уровни доступа: скажем, рядовой менеджер никогда не сможет просмотреть финансовые документы без пароля или смены уровня доступа. Также можно накладывать ограничения на группы людей, которые пользуются документами.
После настройки программного обеспечения и раздачи необходимых инструкций, бумажные документы начинают оцифровывать. Есть 2 варианта работы с такими цифровыми носителями. Первый способ – дорогостоящий, но и наиболее эффективный. Все документы сканируют и приводят в полностью электронный редактируемый вид с электронными подписями. Это могут делать как специально обученные сотрудники, так и сами работники предприятия. Здесь идут большие затраты на специалистов, оборудование и дополнительное ПО.
Впрочем, второй вариант – это программы, в которых есть возможность связывать изначально электронные документы с электронными версиями бумажных документов. Для примера возьмем какой-либо договор: скажем, между ООО «Праздник» и ООО «Системы». Изначально его составили в электронном виде, и стороны «поставили» свои электронные подписи. Но оказалось, что в процессе работы появились дополнительные согласования и заявления в бумажном виде. Их просто сканируют, заносят в базу как электронный документ и связывают прямо в программе с нужным договором. Система настолько надежна, что бумажные носители можно просто удалить – все сохраниться в «облаке» или на жестком диске.
Когда все подготовлено и настроено, остается последний этап – обучение сотрудников. Удобно использовать программу для контроля платежей.
Этап третий. Обучение.
Заключительные работы проведены, устранены неполадки, и назначена дата полного перехода на СЭД. Как правильно подготовить сотрудников к такому шагу и зачем их обучать?
Одним из эффективных методов некоторые специалисты считают обучение сначала нескольких человек. Крайне желательно, чтобы эти люди сами проявили инициативу обучиться навыкам работы с новой системой. Когда эта группа пройдет обучение и сможет разбираться в тонкостях, начнется этап обучения остального коллектива. Более опытные изо дня в день будут помогать менее опытным пользователям. Периодически хорошо бы посещать специальные курсы, чтобы навыки работы с новой СЭД проявились как можно быстрее.
Через какое время, когда сотрудники увидят все преимущества новой системы — программы для ведения договоров, даже скептически настроенные изменять свое решение. Почему?
Преимущества перехода на систему электронного документооборота
- Экономия рабочего времени. Во-первых, с одной копией бумажного носителя работать может только один человек, а значит, останавливается работа у другого сотрудника, которому этот документ необходим. С электронными документами такой проблемы нет. Во-вторых, если раньше согласование требовало «движения» документа по инстанциям, то сейчас оно будет проходит с гораздо большей скоростью. Более того, согласование документов между двумя городами потребует всего нескольких минут вместо дней и недель.
- Сокращение затрат. Существенное преимущество СЭД – экономия затрат на бумагу и распечатку документов. Даже в небольших организациях система окупает себя меньше, чем через 2 года – и это учитывая немаленькую стоимость программного обеспечения, настройки и поддержки системы.
- Безопасность. Шифрование данных позволяет полностью пресечь попытки несанкционированного доступа к информации. Кроме того, система позволяет избегать ошибок и «человеческого фактора».
- Упорядоченность и прозрачная структура. С СЭД сотрудникам будет понятно, на какой стадии согласования находится документ, с какими еще предстоит работать, а какие бумаги уже отправлены в нужные отделы. Никакая бумажная волокита или путаница теперь не будут тормозить работу компании.
Таким образом, выбор в пользу электронных технологий, пожалуй, очевиден. Все больше компаний выбирают скорость, качество и удобство работы с документами. Программа для реестра договоров помогает в работе. А временные трудности, с которыми придется столкнуться сотрудникам, не намного страшнее обычных рабочих проблем. Технологии создаются для удобства. Почему бы ими не воспользоваться?
