В условиях кризиса, связанного с распространением коронавирусной инфекции (COVID-19) и введением эпидемиологических требований и ограничений, многие организации столкнулись с трудностями при исполнении заключенных договоров.

Организациям приходится в сжатые сроки принимать решение о судьбе заключенных договоров и искать правовые средства для обеспечения исполнения обязательств.

Мы постарались собрать ответы на наиболее частые вопросы о договорной работе в период кризиса и советы, которые помогут Вам грамотно организовать работу с договорами и сократить издержки.

В зависимости от конкретных обстоятельств договор можно прекратить в связи с невозможностью исполнения, изменить или расторгнуть в связи с существенным изменением обстоятельств, приостановить исполнение и исключить ответственность за просрочку по причинам форс-мажора. Кроме того, обязательства можно пересмотреть путем изменения договорных условий. Набор инструментов и выбор конкретного решения зависит как от условий заключенного договора, так и от фактических обстоятельств его исполнения.

Наступление обстоятельств непреодолимой силы само по себе не прекращает обязательство должника, если исполнение остается возможным после того, как они отпали. Однако в случаях, когда исполнению обязательства препятствует физическая невозможность или юридическая невозможность, такое обязательство прекращается автоматически. Важно, чтобы обстоятельство, которое привело к невозможности исполнения договора, возникло после его заключения и не зависело ни от одной из сторон.

Единственным исключением, при котором сторона, осуществляющая предпринимательскую деятельность, не несет ответственность за неисполнение или нарушение обязательств является неисполнение или нарушение договора, вызванное наступлением чрезвычайных и непредвидимых обстоятельств, за которые ни одна из сторон не отвечает (форс-мажор).

Однако следующие обстоятельства:

• нарушение обязанностей со стороны контрагентов
• отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров
• отсутствие денежных средств
• финансовый кризис
• противоправные действия третьих лиц
• девальвация национальной валюты и изменение валютного курса
• банкротство контрагента должника
• отзыв лицензии

не считаются обстоятельствами непреодолимой силы.

Таким образом, если неисполнение или нарушение договора связано с одним из указанных обстоятельств, следует обратиться к другим инструментам, ссылаться на объективную невозможность исполнения договора, существенное изменение обстоятельств или инициировать переговоры об изменении условий заключенного договора на период кризиса (в том числе на период действия обстоятельств, связанных с COVID-19).

Срок и порядок уведомления о форс-мажоре может быть указан в договоре. Если процедура согласована, следует ее соблюдать. В противном случае оговорка о форс-мажоре может быть неприменима. Если процедура уведомления не согласована, следует направить контрагенту письменное уведомление о наступлении форс-мажора как можно раньше, чтобы избежать требований о возмещении убытков.

Срок исполнения договорного обязательства рассчитывается в календарных днях, если расчет в рабочих днях прямо не предусмотрен законом или договором. Поскольку Указами Президента Российской Федерации дни с 30 марта по 11 мая 2020 г. объявлены «нерабочими», возникает вопрос об исполнении обязательства, срок исполнения которого приходится на период таких «нерабочих дней».

Данные дни не считаются нерабочими днями в смысле, придаваемом этому понятию законодательством РФ. В связи с этим, если отсутствуют основания для освобождения от ответственности за неисполнение обязательства установление нерабочих дней в период с 30 марта по 11 мая 2020 г. не является основанием для переноса срока исполнения обязательства.

К обстоятельствам непреодолимой силы могут относиться только обстоятельства, которые одновременно являются чрезвычайными и непредотвратимыми. Следует иметь в виду, что даже если стороны назвали какое-либо обстоятельство форс-мажором в договоре, автоматически это не означает, что оно будет признано таковым при разрешении судом возникшего спора. Кроме того, в случае заключения договора в период COVID-19 суд может прийти к выводу, что коронавирус не является обстоятельством непреодолимой силы, поскольку отсутствует такой признак как «чрезвычайность». В связи с этим, эффективнее распределить риски введения новых ограничительных мер из-за COVID-19 через договорные институты возмещения потерь, отказа от права и отказа от договора.

В условиях кризиса остро стает вопрос минимизации возможных потерь.

Одним из возможных способов достижения успеха будем считать оптимизацию работы. Между Вами и плодами вашей трудовой деятельности есть связующий элемент – организация рабочего процесса. С помощью этого инструмента можно облегчить себе жизнь или, наоборот, добавить ненужных хлопот.

Что следует сделать, когда конъюнктура рынка  играет не в Вашу пользу? Во-первых, необходимо понять, оптимизация чего поможет сократить расходы: денежные, временные, эмоциональные.

Обратите внимание на учет договорной деятельности Вашей организации. В каком виде Вы ведете контроль договоров, и кто за ними следит? На этот вопрос есть два варианта ответа. Реестр договоров в Вашей фирме существует в бумажном или в электронном варианте. Давайте рассмотрим преимущества и минусы каждого из них.

Для сравнения вариантов организации рабочего процесса по учету договоров отберем четыре важных критерия: время, безопасность информации, исполнительский контроль и  скорость выполнения задачи.

Когда реестр договоров ведется в бумажном виде, сотрудникам компании понадобится время, чтобы найти нужный договор. Имея отдельную программу для работы с реестром договоров, одним кликом можно открыть любой документ. А ведь в течение дня Вы можете просматривать десятки разных документов, поэтому, работая в специальной программе, Вы сэкономите драгоценное время.

Любая организация, работающая с коммерческой информацией (которая содержится также в договорах), заинтересована в их безопасности. Проблемы с конфиденциальностью могут в один момент испортить репутацию, заработанную годами. Полка с документами охраняется не всегда, а доступ к электронному реестру договоров регулируется руководством на уровне прав пользователя.

Человеческий фактор может сыграть с Вами плохую шутку. Невозможно все держать в голове, например, график платежей по договору. Отдельная программа для ведения реестра договоров об этом не забудет, более того она всегда напомнит о задолжностях по оплате, истекающем сроке действия договора, что позволит избежать ненужных затрат и возможных рисков.

И конечно, в электронном реестре намного удобнее увидеть общую картину, скоординировать свои действия и принять ключевые решения по реестру договоров.

Подводя итог, нетрудно заметить, как выгодно работать с компьютерной программой.

Она позволяет сформировать реестр договоров со всей необходимой информацией: номер, дата заключения, контрагенты, исполнители, согласователи, графики платежей, предмет договоров и другие параметры. Узнать подробности и ознакомиться с программой можно на официальном сайте: https://dogovor.rp-integra.ru/

Реестр договоров, которым пользуются специалисты разнообразным направлений, должен быть удобным, многофункциональным. Работа с договорами – это основа любых отношений в области бизнеса. И эта работа состоит из разных этапов – переговоры, согласование, внедрение, оплата. Зачастую основной проблемой является согласование договоров. Проходит длительное время, прежде чем какой-либо из договоров подпишется у руководителя.

Чтобы ускорить бизнес-процессы в организации, необходимо использовать систему, которая объединяет всех тех, кто задействован в создании, поддержании и согласовании договоров. Программа для работы с договорами «Договор Партнер» — это универсальная и удобная программа, с которой легко будет работать специалистам разного профиля, даже тем, у кого основная задача — контроль платежей по договорам.

«Договор Партнер», программа для контроля договоров, подходит руководителям, специалистам договорного отдела, юристам, менеджерам по продажам, строителям, а также специалистам по учету платежей. Универсальность интерфейса и простота меню позволит освоить программу для реестра договоров даже тем, кто совсем недавно использует программу для учета договоров.

Руководителям 

Бизнес важно держать под контролем. Когда каждый процесс под руководством, то не возникает никаких проблем и противоречий. Поэтому руководителям использовать программу для договоров «Договор Партнер» рекомендуется прежде всего, для оптимизации бизнес-процессов.

Специалистам договорного отдела

Согласование договоров – это «вотчина» договорного отдела. Как нигде, здесь важна стабильность в работе программы, широкий функционал и скорость работы. Всеми этими качествами обладает «Договор Партнер». К тому же, можно скачать программу для договорного отдела — ее бесплатную версию, и убедиться в ее удобстве.

Юристам, менеджерам по продажам, специалистам по учету платежей

Наверняка будут полезны возможности сетевой работы и мгновенного согласования договоров. Эти функции начисто уберут простой в рабочем процессе в момент контроля договоров.

Строителям

Программа для учета договоров «Договор Партнер» также пригодится. Во-первых, в программе заложены параметры, которые помогут для учета строительных договоров. А возможность прикрепления любого количества файлов (любых форматов) позволяет согласовывать расчеты, чертежи, работы с подрядными организациями.

Попробуйте все возможности в бесплатной версии, оцените удобство работы и свяжитесь с нами, чтобы получить полную версию программы для работы с договорами «Договор Партнер».

Порой для пользователя гораздо привычнее пользоваться продуктами, к которым он привык за долгое время. И пока выдаются результаты, можно и не беспокоиться об удобстве и необходимости перехода на более продвинутые системы документооборота.

Однако, когда весь мир уже на примерно 87% перешел на специальные программы для управления документами, то стоит задуматься о причинах.

Итак, начнем с преимуществ программы для работы с договорами «Договор Партнер» перед Excel

• Во-первых,  программа «Договор Партнер» для реестра договоров может формировать свои справочники для работы с договорами. То есть вы получаете справочник контрагентов, сотрудников, договоров. А в программе вроде Excel это практически невозможно. Даже при попытке создать такой документ, получится очень громоздкая и неудобная система данных, которая будет тормозить работу.
• Второй плюс перед Excel  — сохранение. Программа учета документов «Договор Партнер» позволяет сохранять данных и восстанавливать информацию, а также подключать базы из 1C. В программах вроде Excel остается надеяться только на то, что файл внезапно не повредится. Речь идет о всем известных неожиданных ошибках MS Office.
• Неоспоримое преимущество – напоминания о платежах. Если в обычных программах напомнить о платеже можно лишь банальными напоминаниями в сторонних приложениях (почта, календарь, блокнот), то «Договор Партнер» – это такая программа для хранения реестра договоров, которая позволяет с помощью нескольких движений использовать напоминания как в самой программе, так и в почте. Поэтому это очень удобная программа для контроля платежей по договору.
• Кроме того, в Excel нельзя организовать доступ нескольких пользователей к одному документу. Помните окно «Документ недоступен, так как занят другим пользователем?» Так вот, при работе с «Договор Партнер» вы забудете про такие неудобства.

Всем известен избыточный функционал для учета договоров в рамках электронной таблицы Excel. И он не адаптирован для работы с договорами. В отличие от «Договор Партнер» — программы для работы с договорами, где каждая функция и каждая кнопка создана специально для работы с договорами.

Удобства программы для работы с договорами «Договор Партнер» трудно переоценить. Нет ничего проще, чем работать с удобством и комфортом, выполняя задачи гораздо быстрее и эффективнее.

Еще совсем недавно без кипы бумажных документов обычную работу было не представить: отчеты, договоры, платежи и заявления тяжелым грузом давили организации. Однако новые технологии и прогресс в области обработки данных и IT в прямом смысле помогает избавиться от тонн бумаги в офисах и тем самым упростить работу всего штата сотрудников.

Но самому «прыжку в будущее» предшествует решение ряда проблем, которые чаще всего возникают в организациях, которые только собираются переходить на СЭД.

Этап первый. Решиться.

В первую очередь, это консерватизм сотрудников и руководителей. Люди, которые привыкли работать только с бумажными документами, могут довольно тяжело принять переход на электронные документы: это и новый формат подписей (теперь они станут электронными), и изменение восприятия (читать придется исключительно с экрана). Кроме того, переход на СЭД влечет за собой переучивание сотрудников методам работы с документами, почтой, обменом файлов.

Во-вторых, нежелание тратить средства на внедрение новых решений. С одной стороны, ощутимые затраты могут застать врасплох руководство и большой, и маленькой организации. С другой стороны, если проанализировать и просчитать коммерческий эффект от внедрения СЭД, то можно будет понять, что затраты – лишь временная проблема. К сожалению, зачастую именно этот фактор и останавливает организации сделать шаг вперед.

Еще одна проблема, которая препятствует появлению СЭД в организации – временное возрастание количества документации. Действительно, и работы в офисе прибавится, и копии документов могут буквально свести с ума. Но если к реорганизации подойти грамотно, то эти временные трудности прекратятся совсем скоро.

Некоторые организации не спешат использовать преимущества электронного документооборота из-за конфиденциальности данных, с которыми они работают. Однако, во всем мире таких компаний десятки тысяч, и все они успешно работают с конфиденциальной оцифрованной информацией. В процессе оцифровки специалисты получают только часть данных одного документа, которые они никак не смогут использовать, и так поэтапно оцифровывают важный документ. Если же это делают сами сотрудники, то оцифровывают только те, у кого есть соответствующий уровень доступа.

Как же происходит переход на электронный документооборот? И главное, зачем это нужно?

Этап третий. Обучение.

Заключительные работы проведены, устранены неполадки, и назначена  дата полного перехода на СЭД. Как правильно подготовить сотрудников к такому шагу и зачем их обучать?

Одним из эффективных методов некоторые специалисты считают обучение сначала нескольких человек. Крайне желательно, чтобы эти люди сами проявили инициативу обучиться навыкам работы с новой системой. Когда эта группа пройдет обучение и сможет разбираться в тонкостях, начнется этап обучения остального коллектива. Более опытные изо дня в день будут помогать менее опытным пользователям. Периодически хорошо бы посещать специальные курсы, чтобы навыки работы с новой СЭД проявились как можно быстрее.

Через какое время, когда сотрудники увидят все преимущества новой системы — программы для ведения договоров, даже скептически настроенные изменять свое решение. Почему?

Преимущества перехода на систему электронного документооборота

1. Экономия рабочего времени. Во-первых, с одной копией бумажного носителя работать может только один человек, а значит, останавливается работа у другого сотрудника, которому этот документ необходим. С электронными документами такой проблемы нет. Во-вторых, если раньше согласование требовало «движения» документа по инстанциям, то сейчас оно будет проходит с гораздо большей скоростью. Более того, согласование документов между двумя городами потребует всего нескольких минут вместо дней и недель.
2. Сокращение затрат. Существенное преимущество СЭД – экономия затрат на бумагу и распечатку документов. Даже в небольших организациях система окупает себя меньше, чем через 2 года – и это учитывая немаленькую стоимость программного обеспечения, настройки и поддержки системы.
3. Безопасность. Шифрование данных позволяет полностью пресечь попытки несанкционированного доступа к информации. Кроме того, система позволяет избегать ошибок и «человеческого фактора».
4. Упорядоченность и прозрачная структура. С СЭД сотрудникам будет понятно, на какой стадии согласования находится документ, с какими еще предстоит работать, а какие бумаги уже отправлены в нужные отделы. Никакая бумажная волокита или путаница теперь не будут тормозить работу компании.

Таким образом, выбор в пользу электронных технологий, пожалуй, очевиден. Все больше компаний выбирают скорость, качество и удобство работы с документами. Программа для реестра договоров помогает в работе. А временные трудности, с которыми придется столкнуться сотрудникам, не намного страшнее обычных рабочих проблем. Технологии создаются для удобства. Почему бы ими не воспользоваться?