На практике, множество организаций продолжают хранить в открытых файлах Excel и Word различную информацию и сведения, такую как:

• Персональные данные собственных сотрудников и анкеты кандидатов.
• Персональные данные работников партнеров (поставщиков и покупателей). Данная информация попадает через обмен реквизитами, паспортными данными руководителей в процессе согласования договоров или работы с прочими документами.
• Договоры и первичные документы с финансовой информацией.
• Финансовые отчеты.
• Кадровые документы и отчеты.
• Документы и корреспонденцию с персональными данными.

Если сотрудники хранят перечисленную выше информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.

Утечка информация – серьезная проблема и реальная угроза для большинства предприятий, представляющих различные отрасли. Данные могут быть утеряны по причине злого умысла третьих лиц, по неосторожности сотрудников. При умышленной организации наносится серьезный ущерб. В условиях конкуренции такой прием используют многие сторонние организации, чтобы получить преимущество над конкурентами, пусть и таким незаконным способом.

Информационная безопасность, или ИБ, — это комплекс мер, предпринимаемых для защиты от утечки или взлома программ, компьютерных систем и данных. Средства информационной безопасности защищают данные от утечки, программы, системы и сети — от взлома, несанкционированного доступа, порчи файлов или других видов атак.  За утечку конфиденциальных данных пользователей предусмотрена ответственность по закону. Так что меры по безопасности — это еще и способ избежать проблем с законодательством и потери доверия клиентов.

Четыре базовых меры организации информационной безопасности:

1. Установка антивирусов на рабочие компьютеры.
2. Установка паролей для входа на рабочие компьютеры
3. Применение специального программного обеспечения для работы и хранения информации по сотрудникам, договорам, документам и клиентам. Например, можно не отказываться от работы с файлами Word и Excel, но хранить их не в открытом доступе во множестве папок, а хранить эти файлы внутри специальных программ. Доступ к данным программам осуществляется по логинам и паролям, которые известны пользователям данной программы.
4. Если на данный момент в Вашей организации не существует регламентов и правил по информационной безопасности, но применяете отдельное программное обеспечение, в котором хранится финансовая информация и персональные данные, то проверьте, каким образом программа хранит эти сведения в своей базе данных:
   1. Удаленно на сторонних серверах (например, облачные веб-сервисы).
   2. Или все данные хранятся в рамках Вашей инфраструктуры (локальная сеть, сервер, рабочие компьютеры). Данный вариант более предпочтителен. Контролировать собственные компьютеры, серверы и свою локальную сеть проще на базовом уровне информационной безопасности.

В зависимости от формата и способа хранения персональных данных различают правила:

1. Для бумажных документов с персональными данными: хранение в сейфах или металлических несгораемых шкафах. Для доступа к документам устанавливается определенный список сотрудников. Данные сотрудники должны подписать письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
2. Для электронных документов: необходимо запретить доступ к ним сторонних лиц. Для этого нужно решить вопросы информационной безопасности и резервного копирования баз данных сотрудников. Хранить электронные копии личных документов сотрудников в открытых файлах закон также не позволяет. Если Роскомнадзор при проверке обнаружит сканы, например, паспортов, дипломов и военных билетов, компанию оштрафуют так же, как если бы вы хранили эти копии на бумаге.

ПОДРОБНЕЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Как было сказано выше, информационная безопасность – это набор мер, осуществляемых для исключения несанкционированного доступа, использования или уничтожения информации, представленной в электронном или любом другом виде. Например, сохраняемой на бумажных носителях, передаваемой в ходе телефонных переговоров или по е-мейл переписке.

Объектом защиты информационной безопасности могут быть любые данные, от секретных разработок до важной переписки в смартфоне с упоминанием финансовой информации.

Прежде всего, нужно защищать критическую инфраструктуру, то, без чего невозможна деятельность организации, компании, государства. Это, конечно же, компьютеры, серверы, локальные сети средства телекоммуникации, через которые обычно и происходит утечка данных.

Информацию можно получить не только из телефона и компьютера, но и путем старой доброй «прослушки», поэтому серьезные организации разрабатывают комплексную систему обеспечения информационной безопасности, включающую в себя защиту зданий и сооружений, занимаемых организацией, от постороннего проникновения и «прослушки».

Существуют следующие категории объектов защиты:

• Информация (цифровые и аналоговые сигналы, электронные данные).
• Ресурсные объекты (системы программно-аппаратного обеспечения).
• Физические объекты (постройки, оборудование, территории, коммуникации, прочее).
• Пользовательские объекты, субъекты и владельцы информации.
  

  ---

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Персональные данные. Сведения о физическом лице: ФИО, паспортные данные, номер телефона, физиологические особенности, семейное положение и другие данные. 152-ФЗ — закон, который обязывает охранять эту информацию. Сотрудник, работающий с персональными данными, несет ответственность за их защиту и не должен передавать данные третьим лицам. Информация о клиентах и сотрудниках относится как раз к персональным данным.

Коммерческая тайна.  Этовнутренняя информация о работе компании: технологиях, методах управления, клиентской базе. Если эти данные станут известны посторонним, компания может потерять прибыль.

Организация сама решает, что отнести к коммерческой тайне, а что можно публиковать в отрытом виде. При этом не вся сведения могут быть коммерческой тайной — например, нельзя закрыть доступ к ФИО учредителей юридического лица, условия труда или факты нарушения законов. Вопросы коммерческой тайне регулирует закон 98-ФЗ.

Профессиональная тайна. К данной информации относятся врачебная, нотариальная, адвокатская и другие виды тайны, относящиеся к профессиональной деятельности. Профессиональную тайну регулируют несколько специальных законов.

Служебная тайна. Сведения, которые известны специальным службам и ведомствам, например, налоговой или ЗАГС. Такие данные обычно хранят государственные органы, они отвечают за их безопасность и предоставляют только по официальному запросу.

Государственная тайна. Сюда относят военные сведения, данные разведки, информацию о состоянии экономики, науки и техники государства, его внешней политики. Эти данные самые конфиденциальные — к безопасности информационных систем, в которых хранится такая информация, предъявляют самые строгие требования.

Если ваша компания хранит персональные данные, коммерческую или профессиональную тайну, то эти данные нужно защищать особым образом. Для этого необходимо ограничить доступ к ней посторонним лицам — установить уровни доступа и пароли, применять специальное программное обеспечение.

В итоге необходимо помнить, когда дело касается безопасности электронных (цифровых) данных (к которым относятся также файлы Word и Excel), то в данном случае к техническим средствам реализации относятся компьютеры, сервер и программное обеспечение. Информационная безопасность организации подразумевает хранение данных на собственном или арендованном и защищенном от постороннего проникновения сервере, использование для обмена данными защищенного соединения и все, о чем мы говорили выше.

Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с договорами, обладает собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом договорного учета является «как повысить эффективность работы с договорами?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «Договор Партнер» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с договорами и контроля их исполнения. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и целому отделу, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать собственные сценарии применения программы «Договор Партнер» исходя из специфики работы с договорами и контрагентами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы:

• Базовый сценарий применения;
• Комплексный сценарий применения;
• Максимальный сценарий применения.

Данное разделение условно и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по договорам, заявкам и контрагентам в удобном интерфейсе т.н. «карточке договора» или «карточке контрагента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

К таким файлам могут относиться договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с договорами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Договор Партнер», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к договорам и контрагентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

• Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по договорам и контрагентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по договорам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
• Построение полезных отчетов (таблиц) по договорам займет несколько секунд в программе «Договор Партнер». А если речь идет о хранение файлов по клиентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?
• Моментальное формирование «карточки контрагента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Договор Партнер» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.

В итоге, формируя электронный архив «карточек договоров» образуется единый реестр договоров и справочник контрагентов.  Тем самым пользователь, в дополнение к реестру договоров в файлах Excel, получает более современное решение в виде удобной программы.

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива базовых сведений по договорам и контрагентам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль исполнения договоров и учет графиков платежей с контролем статусов по первичным документам (счет, договор, акт и т.п.).

Программа «Договор Партнер» включает в себя контроль дат исполнения договора и раздел для ведения реестров первичной документации «Продажи и документы», который позволит оперативно фиксировать необходимые реквизиты документов с контролем сумм и статусов.

Подробные сведения вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки договора», которая содержит следующие разделы:

• Основные сведения с учетом дат (заключения, закрытия, предоплаты и т.п.)
• Контрагенты (стороны договора)
• Контроль графика платежей
• Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
• Шаблоны договоров (данный раздел автоматически формирует договоры с подстановкой сведений из программмы)
• Реестры первичных документов (счета, акты, УПД, счет-фактуры, КС)
• Спецификации
• Хранение прочих дополнительных сведений

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Договорной учет является одним из ключевых рабочих процессов любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с договорами или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет договорной учет.

В современных реалиях конкуренции в вопросах эффективности договорного учета, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по договорам и контрагентам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, большим преимуществом будет применение решений для следующих задач договорного учета:

• Согласование договоров;
• Учет дополнительных соглашений;
• Учет спецификаций;
• Учет субподрядов;
• Учет календарного плана и этапов работ;
• Учет претензий и судебных дел;
• Контроль затрат;
• Учет доверенностей и нотариальных документов;
• Учет заявок (входящих и исходящих);
• Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
• Анализ рентабельности;
• Формирование аналитических отчетов и диаграмм;
• Календарь задач с возможностью рассылки уведомлений с напоминаниями по электронной почте;
• Настройка программы под специфику договорного учета организации;
• Прочие задачи договорного учета

Программа «Договор Партнер» включает в себя весь набор вышеперечисленных возможностей в едином удобном интерфейсе.

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Договор Партнер» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с договорами и контрагентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения.

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для договорного учета.

ЧТО ТАКОЕ РАМОЧНЫЕ ДОГОВОРЫ

На практике возникают ситуации, когда контрагенты (стороны договора) договорились сотрудничать и закрепить договорные отношения, но по некоторым моментам существуют разногласия.  В данном случае подобные договоренности можно оформить рамочным контрактом, который будет содержать ключевые договоренности и открытые условия планируемой сделки.  Конкретные условия по сделке будут описываться в дополнительных соглашениях по факту реального сотрудничества между сторонами.

С формальной точки зрения «рамочный договор» регулируется Гражданским кодексом РФ (статья 429). Данный вид договор был формализован в ГК РФ более 5 лет назад. До этого подобный тип договора назывался  как «организационное соглашение».

В рамочных договорах не указывается цена. Она формируется «спецификациями» (одной или несколькими) по мере фактического осуществления сделки при возникновении потребности у заказчика  или покупателя в приобретении у поставщика товара, работ или услуг.  В итоге, сумма всех спецификаций — это и будет цена такого контракта.

ДВА ТИПА РАМОЧНЫХ ДОГОВОРОВ

Первый тип. В рамках основного рамочного договора, стороны обязаны заключать дополнительные соглашения. В итоге возникает, обязанность осуществить сделку в будущем по дополнительному соглашению. Отказ от заключения соглашения означает уклонение одной из сторон исполнить сделку, что ведет к нарушению их прямых договорных обязанностей.

Второй (более распространенный) тип. В данном случае рамочный договор не включает обязательства сторон сотрудничать в будущем. Отказ от дополнительных соглашения не будет нарушением обязательств. Цель такого рамочного контракта в обозначении намерений сторон сотрудничать в будущем. Фактические условия будут описаны к конкретных дополнительных соглашениях и спецификация по мере необходимости.

Другими словами, описанные типы рамочных договоров можно условно классифицировать как:

• Предварительный договор;
• Рамочный договор.

Предварительный договор регламентируется ст. 429 и характеризуется следующими признаками:

• к предмету договора относится оформление основного контракта;
• стороны должны в оговоренный срок подписать основной договор;
• в подобном соглашении отражаются все условия будущего договора.

Рамочный договор отражает обязательства для дополнительных контрактов (соглашений), но не требует заключения конкретного соглашения  в перспективе.

СМЕШАННЫЙ ТИП РАМОЧНОГО ДОГОВОРА

Если рамочный контракт включает элементы прочих типов договоров (п. 3 ст. 421 ГК РФ), которые согласовываются в будущих дополнительных соглашениях, то его можно отнести к смешанному типу рамочного договора.

Специфика смешанного типа договора может потребовать его государственной регистрации. Так как стороны могут объединить условия различных гражданско-правовых договоров, то осуществление прав и обязанностей по одному договору зависит от осуществления прав и обязанностей по другому. В итоге образуется единая совокупность обязательств (Обзор практики разрешения споров, связанных с применением Федерального закона «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», информационное письмо ВАС РФ от 16.02.01 г. № 59).

Например, рамочный договор универсального банковского обслуживания означает возможность оформления сторонами ипотечного кредита в отдельных соглашениях. Возникает вопрос о государственной регистрации не только соглашения об ипотеке, но и рамочного договора, по отношению к которому оно выступает дополнительным соглашением, являясь его неотъемлемой частью.

ОТЛИЧИЯ РАМОЧНОГО ДОГОВОРА ОТ СХОЖИХ ВИДОВ

Существуют различные типы договоренностей со своими отличительными особенностями. Например, ключевое отличие рамочного договора от предварительного или смежного по смыслу (например, абонентского) соглашения: отсутствие требования в определении конкретной предметной части. То есть, стороны могут оставить открытые условия и не конкретизировать предмет договора.

По другому обстоят дела с т.н. «опционами» и «предварительными документами»: такие соглашения обязаны включать описание предмета сделки (п. 3 ст. 429, п. 4 ст. 429.2 ГК РФ). Стороны не обязаны платить за возможность совершения отдельных сделок по условиям общего соглашения. В отличие от рамочного контракта, опцион предоставляется после его оплаты. По положениям абонентских договоров, заказчик обязан оплачивать условную сумму, и даже тогда, когда не было фактического исполнения работ(поставки товара и т.п).

КОГДА ПОЛЕЗЕН РАМОЧНЫЙ ДОГОВОР

Рамочный договор может понадобиться, когда стороны планирует долгосрочные отношения с возможностью изменений условий сотрудничества.

Рамочный договор позволяет:

1. Экономить время на поиск контрагента. Например, если срочно нужна продукция, то при наличии рамочного договора, покупателю не придется искать и проверять поставщиков, так как уже есть партнер, с которым заключен РД.
2. Закрепить базовые условия в случае, если одна из сторон еще не определилась с основными требованиями контракта. Например, заказчик еще не знает точного объема требуемых работ или товаров.
3. Закрепить ключевые условия на все будущие сделки.
4. Экономить время на согласование и заключение будущих контрактов (основные положения уже закреплены в РД);
5. Гибко корректировать условия сотрудничества;
6. Оптимизировать процесс привлечения новых контрагентов.

Преимущество рамочного договора можно увидеть на примере поставки продукции. На практике может возникнуть ситуация, когда при заключении контракта, стороны не могут определить итоговую стоимость продукции, если поставщик будет поставлять ее из-за рубежа, а покупатель оплачивать и принимать ее в будущем. Оформляемый сторонами договор, который они называют договором поставки, является незаключенным, поскольку в нем не согласовано существенное условие о предмете и цене, как того требует ст. 432 ГК РФ.

Какие ассоциации может вызвать слово «учет» у любого руководителя или сотрудника, который работает с документами и цифрами? Можно предположить, что первые места займут понятия «бухгалтерский» и «кадровый» учет. Но по факту, ассоциаций со словом «учет» существенно больше, а если быть точным, то как минимум, можно говорить о 12 видах учета. Постараемся кратко дать определение каждому из них.

Перед тем как перейти к подробному описанию каждого вида учета, необходимо отметить, что на практике существует базовая классификация по двум типам:
• Формальный учет. Сюда можно отнести любые регламентирующие требования со стороны государственных надзорных органов для сдачи определенных отчетов и остальной бюрократии.

• Управленческий учет. Данный тип можно отнести к необязательным (для некоторых организаций). На практике его применяют руководители и ключевые сотрудники организаций для аналитических отчетов и для принятия стратегических решений.

Последовательность описанных ниже видов учета будет соответствовать их важности и приоритету для любой организации. Начнем с формальных видов учета.

ФОРМАЛЬНЫЕ ВИДЫ УЧЕТА

1. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
Дебеты, кредиты, сальдо, балансы, принцип двойная запись – все эти термины составляют основу бухгалтерского учета. Если очень кратко, то итогом бухучета является отчетность в цифрах о состоянии дел в организации в виде баланса, включающего два раздела «актив» и «пассив». Актив включает имущество и долги контрагентов, а пассив отражает обязательства организации. И не стоит забывать, что актив должен быть равен пассиву, а каждая операция обязательно должна подтверждаться первичной документацией (счет, акт, договор и т.п.).

2. НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ
Название говорит само за себя – целью данного вида учета является расчет налогов. Контролируется данный учет Федеральной налоговой службой. Граница между «бухгалтерским» и «налоговым» учетом весьма условна. Во всех организациях оба вида учета ведет бухгалтерия, отдельных специалистов по налоговому учету могут себе позволить крупные компании. Налоговый учет оперирует обычным списком доходов и расходов. Но не так все просто. Основная причина сложности налогового учета это Налоговый кодекс, который содержит множество сложных актов и правил, требующих соблюдения со стороны организации при расчете налогов.

3. КАДРОВЫЙ УЧЕТ
Данный учет обязателен для всех организаций, даже если в ней один сотрудник. Кадровый учет включает в себя документальное оформление всех трудовых отношений сотрудником и работодателем. В крупных организациях ответственными за кадровый учет могут быть несколько сотрудников, например: зарплату начисляет бухгалтер по зарплате, менеджер по персоналу проводит собеседования, охрана труда следит за соблюдением правил охраны труда, а кадровик поддерживает весь кадровый документооборот.

4. ВОИНСКИЙ УЧЕТ
По факту данный учет необходим для контроля призывников и военнообязанных, которые являются сотрудниками организации. Данный вид учета можно отнести к кадровому учету и в основном воинский учет ведет кадровик.

5. СКЛАДСКОЙ УЧЕТ
Все товарно-материальные ценности (ТМЦ) на предприятии требуют контроля. Для этого существует отдельный документооборот с использованием унифицированных форм, который и является основной для «складского учета». Как и налоговый учет, складской вид учета тесно связан с бухгалтерией.

6. СТАТИСТИЧЕСКИЙ УЧЕТ
Данный вид учета предоставляет различные статистические данные Федеральной службе государственной статистики (Росстат). У данного государственного органа большое количество собственных отчетов, в дополнение к налоговому и бухгалтерскому учетам.

7. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ
Данный тип можно отнести к необязательным (для некоторых организаций). На практике его применяют руководители и ключевые сотрудники организаций для аналитических отчетов и для принятия стратегических решений. Главная цель управленческого учета – предоставление оперативной информации по текущему состоянию дел на всех уровнях организации. Особенно актуальным данный вид учета является для коммерческих организаций, так как конкурентная среда требует постоянно анализа и принятие ключевых решений по развитию бизнеса. Сам управленческий учет может быть также условно разделен на различные типы учета. Подробнее о таких видах учета рассказано ниже.

8. БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТ
Ключевой задачей данного учета является контроль исполнения бюджета (если конечно он планируется в организации). Бюджет может включать в себя планирование доходов и расходов. Особенно актуальным бюджетный учет будет для крупных организаций (холдингов), где без предварительного планирования расходов нельзя потратить ни копейки.

9. ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ
Самый простой подвид управленческого учета, цель которого это и краткая передачи информацию ключевым лицам компании. При этом, данная информация может передавать по телефону или в переписке по электронной почте, без формирования подтверждающих формализованных документов. Говоря простым языком – оперативный учет относится к первичному уровню контроля рабочих процессов в организации.

10. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ УЧЕТ
В теории данный учет контролирует себестоимость и анализирует затраты производимой продукции или оказываемых услуг. Целью данного учета является сокращение затрат и расходов.

11. МАРЖИНАЛЬНЫЙ УЧЕТ
Цель данного учета — контроль зависимости прибыли от увеличения продаж и анализ возникающих при этом новых затрат является основной любой коммерческой деятельности организации. Необходимо учитывать постоянные и переменные затраты и искать зависимость прибыли от увеличения объемов.

12. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ УЧЕТ
Данный вид учета относится к долгосрочной стратегической деятельности. Только крупная компания (холдинг) планирует капитальные инвестиции и вложения в инновации с расчетом будущей прибыли с учетом влияния внешней среды (смены макро конъюнктуры на уровне государства и прочих факторов макроэкономики).