Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются:
— Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel.

— Простота формирования таблиц в формате Excel.

— Базовые инструменты автоматизации, существующие в Excel (формулы, сортировки и макросы для более продвинутых пользователей).

Но существует ряд недостатков, которые не позволяют говорить о т.н. Excel-автоматизации как серьезном подходе к договорному учёту. В таблице ниже описаны девять недостатков применения т.н. Excel-автоматизации.

Подводя итог вышесказанному, получается ситуация, когда с одной стороны есть привычный формат Excel, а с другой стороны работа с Excel содержит недостатки, которые не позволяют эффективно автоматизировать учет договоров.
В данном случае рекомендуется рассмотреть «плавную» трансформацию (переход) от Excel-автоматизации к применению специализированной программы договорного учета.

Данный подход включает два момента:

• Рабочие сведения необходимо вносить, хранить и обрабатывать в отдельной программе. Т.е. программа с единой базой данных по договорам и документам становится «главным элементом» автоматизации.
• А файлы Excel остаются привычным форматом для формирования итоговых выгрузок (отчетов и реестров) из программы. Т.е. Excel не должен восприниматься как «первичное хранилище рабочих сведений». Таблицы Excel становятся «вторичным элементом», который «дополняет» информационную среду, а не является основой автоматизации.

Чтобы на практике проделать данный переход, рекомендуется пройти четыре этапа:

1. Прежде всего необходимо распределить все рабочие сведения, которые возникают в процессе работы договорами. Например, к таким данным можно отнести справочники контрагентов, реестры договоров и первичных документов, входящие заявки(запросы) и ответы на них, отчеты, справочники товаров и услуг, спецификации, письма и т.п.
2. После чего проанализировать, какие из указанных выше сведений уже хранятся в Excel. Далее из этих файлов Excel нужно выработать набор основных шаблонов необходимых реестров, справочников и отчетов. Если с договорами работают более одного сотрудника, то рекомендуется определить список данных работников с последующим распределением прав доступа (ролей).  Каждый шаблон реестра должен включать наименования столбцов, определение местоположения и формата ячеек (числовой, текстовый, дата, справочник). На данном этапе будет полезным определить периодичность формирования реестров и отчетов, например ежедневная отчетность или за другой период.
3. Третий этап полезен, когда в договорном учете задействованы несколько сотрудников или отделов. На этом этапе определяется принадлежность(связь) каждого шаблона реестра (справочника, отчета) к структурным единицам, например таким как: руководство; коммерческий отдел, бухгалтерия; секретариат (канцелярия); юридический (договорной) отдел; производство; прочие структурные единицы.
4. На финальном этапе принимается решения о внедрении отдельного программного решения для учета договоров и контрагентов. Обязательным должно быть наличие функционала загрузки данных из Excel (например, реестра договоров и справочника контрагентов) и выгрузки (экспорта) реестров и отчетов во внешние файлы Excel с различным набором и последовательностью столбцов, в зависимости от назначения.

При выборе программы договорного учета не стоит ставить целью внедрение сложной программы (особенно если ранее вся работа велась в Excel). Подобная комплексная программа, охватывающая в единой среде все отделы, потребует выделения существенного бюджета (достигающего десятков, а возможно и сотен тысяч рублей). Помимо этого, для сложной программы нужно детально прописать регламенты и бизнес-процессы, а также выделить время и сотрудников на длительное внедрение.
Для перехода с Excel на другой уровень автоматизации, рекомендуется использовать доступную и простую программу, содержащую базовый функционал для сотрудников(работающих с договорами), такой как:

• Функционал автоматического формирования заполненных договоров и первичных документов (счет, акт и т.п.).
• Реестр первичных документов и спецификаций.
• Справочник контрагентов.
• Реестр заказов или заявок.
• Справочник товаров и услуг (номенклатура).
• Календарь задач (напоминаний).
• Функционал автоматической рассылки уведомлений по электронной почте по группам адресатов.
• Модуль формирования аналитических отчетов и диаграмм за определенный период и по различным критериям(условиям).
• Функционал выгрузки справочников, реестров и отчетов во внешние файлы Excel.

Таким образом, выбор удобной и недорогой программы с функционалом связи с Excel (загрузка и выгрузка) позволит (с минимальными затратами денег и времени) достигнуть следующих целей:

• Сотрудники получают решение, помогающее им в учете договоров. При этом исключается возможное «сопротивление изменениям» (человеческий фактор) на уровне работников, так как происходит не отказ от привычных файлов Excel, а предлагается программный продукт, облегчающий труд и при этом включающий функционал быстрой выгрузки нужного отчета (реестра) в Excel по различным условиям (критериям) в любой момент из единой базы данных.
• Устраняются риски ошибок от описанных вначале статьи девяти недостатков Excel автоматизации.
• Организуется единое безопасное хранилище рабочих сведений в централизованной базе данных в рамках специализированного программного обеспечения с сетевым доступом для каждой структурной единицы (руководство, бухгалтерия, договорной отдел, секретариат и т.п.).

Скачать бесплатную версию программы «Договор Партнер»

Ведение договорного учета относится к одной из ключевых задач организации. Работа с договорами включает в себя различные этапы, от анализа коммерческих предложений, выбора поставщика или заказчика, согласования проекта договора и контроля его исполнения. Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который могут быть вовлечены несколько подразделений, например отдел продаж или закупок, руководство и бухгалтерия,  а также канцелярию или секретариат. Правильно организованный учет договоров и первичной документации снижает риски не эффективного контроля, а применение в работе специализированных программных решений ускоряет работу и делает более безопасным хранение документов договорного учета.
Любой договор не появится сам по себе, предварительно необходимо проанализировать коммерческие предложения (заявки) от поставщиков (если речь идет о расходных договорах) или наоборот, собирать информацию о тендерах для формирования собственных предложений как исполнитель (доходные договоры). После заключения договора требуется контроль исполнения, который сопровождается учетом первичной документации. А взаимодействие между сторонами договора происходит путем обмена официальными письмами (деловой корреспонденцией).

Можно условно выделить пять ключевых табличных форм договорного учета:

1.    Реестр заявок.
Заявки могут быть как исходящие, в виде собственных коммерческих предложений при участии в конкурсах или тендерах. Также заявки могут относится к «входящим», если организация собирает их в виде предложений от поставщиков и исполнителей. На основе анализа заявок выбирается лучшее предложение и заключается договор с победившим контрагентом.

2.    Реестр договоров.

Главный журнал договорного учета. Табличную форму такого реестра организация вправе утвердить самостоятельно, либо приказом об учетной политике, либо положением о договорной работе.

3.    Справочник контрагентов.

В нем хранится подробная информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лицах, с которыми работает организация. Единый справочник контрагентов позволит ускорить поиск необходимой информации (реквизиты, договоры с контрагентом, контакты сотрудников и т.п.).

4.    Реестр первичной документации.

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо контроля первичных документов в рамках исполнения договоров.

5.    Реестр писем (корреспонденции).

Исполнение договора сопровождается входящей и исходящей деловой корреспонденцией. Структурированный реестр писем поможет поддерживать порядок для их учета.

Опишем более подробно указанные выше реестры и справочники.

РЕЕСТР ЗАЯВОК

Заявки можно разделить на два типа: 

1. Исходящие заявки. Когда организация предоставляет свои коммерческие предложения в качестве поставщика или исполнителя. При исходящих заявках организация является участника конкурса или тендера, открытого второй стороной в качестве заказчика.
2. Входящие заявки. В данном случае организация собирает коммерческие предложения в качестве покупателя или заказчика. Т.е. организация организует конкурс или тендер, либо самостоятельно ищет поставщиков по открытым источникам информации.

В условиях рыночной экономики распространены конкурентные закупки или тендеры. Это удобный инструмент, выгодный обеим сторонам сделки – и поставщику, и заказчику. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным причинам. Наиболее распространённый мотив – выбор поставщика или подрядчика с предложением по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть анализ рынка посредством сбора предварительных заявок от различных контрагентов.

Условно торги можно разделить на две группы:

1. В первую входят ценовые закупки, например аукционы, когда выбирают по минимальной стоимости предложения.
2. Ко второй группе относятся конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев (помимо цены), установленных заказчиком. Это актуально для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление отдельных требований к участникам конкурса – то, чем тендер отличается от аукциона, у которого основным критерием выбора победителя является минимальная цена.

РЕЕСТР ДОГОВОРОВ
Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа — основные функции журнала регистрации договоров. Законодательство не содержит жестких требований к порядку учёта, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает сам, исходя из своей ситуации и потребности.

Регистрация договоров в организации может происходить в двух вариантах:

1. Централизованный подход, при котором учетом договоров занимается выделенный сотрудник или группа специалистов, ответственных за договорной учет.
2. Децентрализованный подход означает, что учетом собственных договорных соглашений занимается отдел, который заключил данный договор и сопровождает его.

В любой сфере деятельности организации возникает необходимость заключать договор, независимо от того, приобретаем или продаем товар (услугу). И на практике часто требуется формировать списки (реестры или отчеты) по договорам для различных целей. Например, руководители просят отчеты по договорам для финансового учета, бухгалтерии  — для сверки расчетов, оценки наличия оригиналов и т.д.  Для удобства учета договоров ведут специальный реестр или журнал.

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

СПРАВОЧНИК КОНТРАГЕНТОВ
Контрагент — это физическое или юридическое лицо (ИП), с которым вы заключили гражданско-правовой договор. Другими словами — поставщик (исполнитель) или покупатель (заказчик) товаров и услуг. Термин «контрагент» применяется, когда говорят об отношениях юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве сторон договора.

Правильный учет контрагентов позволяет организовать единый архив с подробной информацией, которая включает в себя реквизиты юридического лица или ИП, список сотрудников с контактами, информацию об отношениях с ним. Помимо юридического лица (ИП) справочник контрагентов может содержать информацию о физических лицах клиентах

или физ. лицах поставщиках. Преимуществом данного реестра контрагентов будет хранение информации о связанных договорах с ним и информации о текущем статусе платежей (задолженностей) по данному контрагенту.

Табличные формы учета контрагентов можно вести в таблицах Excel или применяя специальные программные решения, которые позволяют ускорить работу с контрагентами в рамках договорного учета. Современные программы позволяют автоматически загрузить реквизиты и адреса из онлайн-сервисов,  а также контролировать статус согласования договора с контрагентом и формировать аналитические отчеты по долгам и платежам от контрагентов.

РЕЕСТР ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Первичный документ предназначен для подтверждения определенного события при исполнении договора: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам и т.п.

При учете первичной документации необходимо, чтобы каждый бланк проходил регистрации внутри предприятия. Это позволит минимизировать риск утери документов. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации первичной документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Сделки в разных организациях существенно отличаются. Но существует строгий перечень первичной документации, обязательный для бухгалтерского учета:

•          Договор.

•          Счет на оплату.

•          Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.

•          Товарная накладная.

•          Акт выполненных работ или оказанных услуг.

•          Счет-фактура.

•          УПД (заменяет акт/накладную + счёт-фактуру).

Шаблоны первичной документации можно составлять самостоятельно или использовать унифицированные формы (ст. 9 № 402-ФЗ). Но юридическую силу будет иметь документ, содержащий указанные ниже реквизиты:

•          Название документа.

•          Дата создания.

•          Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.

•          Содержание документа или хозоперации.

•          Натуральные и денежные показатели.

•          Данные ответственных лиц.

•          Подписи сторон.

РЕЕСТР ПИСЕМ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ)
Обмен входящей и исходящей корреспонденцией — это способ взаимодействия между сторонами договора,  а также с дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами, участвующими в процессе исполнения договора.

Все входящие и исходящие документы необходимо регистрировать по двум номерам — сначала документ регистрирует организация-отправитель как исходящий, затем — организация-получатель как входящий.

К входящим или исходящим документам можно отнести:

• Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления
• Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
• Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
• Договоры и акты.
• Доверенности.
• Подтверждающие оплату документы.
• Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
• Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
• Все виды отчетности.
• Обращения организаций и граждан.

Порядок обработки корреспонденции устанавливается внутренней инструкцией или положением о документообороте в локальных нормативных актах организации. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима для сортировки наиболее важных документов и расстановки приоритетов для ознакомления с ними руководителей и исполнителей.

Эффективным способом учета корреспонденции является применение специальных программных решений. Это могут быть комплексные системы учета договоров, содержащие отдельный модуль для учета писем. Или программные решения только для учета входящей и исходящей корреспонденции для применения в канцелярии или секретариате. После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как минимум вносится регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об отправителе и исполнителе. Использование программных решений для учёта входящей и исходящей корреспонденции помогает осуществлять хранение и  контроль исполнения документов.

1. Выделить договорной учет в отдельный бизнес-процесс.
2. Ускорить сроки подготовки проектов договоров с последующим согласованием.
3. Уменьшить законодательные (правые) риски.
4. Обеспечить защиту интересов.
5. Повысить качество управленческих решений, так как договорной учет становится более прозрачным и контролируемым.

Оформление регламента (положения) о договорной работе

Регламент о договорной работе оформляется в виде положения, которое определяет правила договорного учета в организации. Положение может включать один общий локально-нормативный акт или включать несколько связанных локально-нормативных актов, каждый из которых описывает отдельный этап (например, проверка контрагентов, согласование договора, претензионно-исковая работа и т.п.).

Законодательство не регулирует формат (шаблон) для положения о договорной работе. Формулировки в данном положении определяются каждой организацией самостоятельно.  Ниже приведена одна из рекомендаций по разделам, которые можно указать в положении:

• назначение и область применения;
• правила проверки контрагентов;
• порядок подготовки проектов договоров;
• правила согласования договоров внутри организации;
• правила согласования договоров с контрагентом;
• порядок подписания и исполнения договоров;
• порядок претензионно-исковой работы.

В первых пунктах положения о договорной работе необходимо обозначить:

• цели и назначение данного регламента;
• кому предназначено;
• можно указать на какие договоры распространяется положение (например, «настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты счета на сумму не свыше 100,0 тыс. руб»).

Вначале положения рекомендуется также определить значения некоторых терминов, таких как:

• руководитель подразделения (отдел);
• ответственное подразделение (отдел);
• проект договора;
• согласователь;
• исполнитель;
• контрагент;
• Электронная цифровая подпись (ЭЦП);
• и прочие термины, связанные с договорной работой.

Положение о договорной работе — это подробный регламент, определяющий шаги и действия работников, включенных в договорной учет организации. Чтобы данное положение вступило в силу, его необходимо утвердить одни из двух способов:

• через приказ об утверждении положения;
• или через указание на титульном листе пометки «Утверждаю» с подписью руководителя.

Положение вступит в силу со дня его принятия. После чего необходимо ознакомить всех работников с данным положением.

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 1)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 2)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 2)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

Два метода договорной работы

На практике встречаются два метода договорной работы:

1. Т.н. «централизованный способ». В данном случае в организации выделяется сотрудников (отдел), ответственных за координацию договорной работы.
2. Т.н. «децентрализованный способ». Данный вариант подразумевает, что каждый сотрудник самостоятельно ведет договорную работу по своим документам, начиная от согласования и контроля исполнения.

Этапы регламента договорной работы

Каждая организация самостоятельно определяется этапность работы с договорами. Можно рассмотреть 8 этапов:

1. Решение о необходимости заключения договора.
2. Выбор и проверка контрагента (данный этап может включать конкурсные процедуры и переговоры).
3. Подготовка проекта договора.
4. Согласование договора внутри организации
5. Согласование договора с контрагентом.
6. Подписание и регистрация договора.
7. Исполнение договора с контролем первичной документации.
8. Завершение договора и передача договора в архив

Выше приведен обобщенный пример. На практике процесс договорной работы выглядит сложнее и включает больше взаимосвязанных этапов.

На что обратить внимание (этапы, риски, рекомендации)

При формировании регламента договорной работы необходимо уделить особое внимание следующим моментам:

1. Какие сотрудники должны проверять контрагентов и полномочия подписантов со стороны контрагента.
2. Правила визирования и внесения замечаний по пунктам договорам.
3. Последовательность (схемы) согласования договоров сотрудниками или отделами, входящими в группу согласования.
4. Срок рассмотрения договора в процессе согласования.
5. Правила обсуждения договоров, содержащих коммерческую тайну.
6. Соответствие пунктов договора требования законодательства с учетом судебной практики.
7. Формирование правил судебно-претензионной работы.
8. Анализ возможных рисков и выработать план действий в случае невыполнения партнером своих обязательств.
9. Порядок ведения реестров договор, первичных документов.
10. Правила формирования отчетов по исполнению договора.

Остановимся подробнее на седьмом пункте из списка выше. Выделим 5 рисков:

1. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
2. Завершение сроков полномочий подписантов и прочих ответственных лиц.
3. Ошибки в доверенностях.
4. Отсутствие специальных лицензий в сферах, где это строго регулируется.
5. Нарушение сроков при исполнении договора.

Для уменьшения влияния рисков в договорном учете, рекомендуются следующие действия:

1. Проанализируйте существующую модель договорного учета. Выделите ее в отдельный бизнес-процесс.
2. Разработайте должностные инструкции для сотрудников, участвующих в договорной работе.
3. Сформируйте набор проектов договоров.
4. Определите правила согласования.
5. Определите зоны ответственности по юридическим и финансовым вопросам.
6. Проводите периодические планерки для координации договорного учета для решения возможных спорных вопросов.

Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с договорами, обладает собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом договорного учета является «как повысить эффективность работы с договорами?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «Договор Партнер» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с договорами и контроля их исполнения. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и целому отделу, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать собственные сценарии применения программы «Договор Партнер» исходя из специфики работы с договорами и контрагентами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы:

• Базовый сценарий применения;
• Комплексный сценарий применения;
• Максимальный сценарий применения.

Данное разделение условно и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по договорам, заявкам и контрагентам в удобном интерфейсе т.н. «карточке договора» или «карточке контрагента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

К таким файлам могут относиться договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с договорами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Договор Партнер», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к договорам и контрагентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

• Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по договорам и контрагентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по договорам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
• Построение полезных отчетов (таблиц) по договорам займет несколько секунд в программе «Договор Партнер». А если речь идет о хранение файлов по клиентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?
• Моментальное формирование «карточки контрагента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Договор Партнер» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.

В итоге, формируя электронный архив «карточек договоров» образуется единый реестр договоров и справочник контрагентов.  Тем самым пользователь, в дополнение к реестру договоров в файлах Excel, получает более современное решение в виде удобной программы.

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива базовых сведений по договорам и контрагентам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль исполнения договоров и учет графиков платежей с контролем статусов по первичным документам (счет, договор, акт и т.п.).

Программа «Договор Партнер» включает в себя контроль дат исполнения договора и раздел для ведения реестров первичной документации «Продажи и документы», который позволит оперативно фиксировать необходимые реквизиты документов с контролем сумм и статусов.

Подробные сведения вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки договора», которая содержит следующие разделы:

• Основные сведения с учетом дат (заключения, закрытия, предоплаты и т.п.)
• Контрагенты (стороны договора)
• Контроль графика платежей
• Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
• Шаблоны договоров (данный раздел автоматически формирует договоры с подстановкой сведений из программмы)
• Реестры первичных документов (счета, акты, УПД, счет-фактуры, КС)
• Спецификации
• Хранение прочих дополнительных сведений

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Договорной учет является одним из ключевых рабочих процессов любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с договорами или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет договорной учет.

В современных реалиях конкуренции в вопросах эффективности договорного учета, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по договорам и контрагентам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, большим преимуществом будет применение решений для следующих задач договорного учета:

• Согласование договоров;
• Учет дополнительных соглашений;
• Учет спецификаций;
• Учет субподрядов;
• Учет календарного плана и этапов работ;
• Учет претензий и судебных дел;
• Контроль затрат;
• Учет доверенностей и нотариальных документов;
• Учет заявок (входящих и исходящих);
• Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
• Анализ рентабельности;
• Формирование аналитических отчетов и диаграмм;
• Календарь задач с возможностью рассылки уведомлений с напоминаниями по электронной почте;
• Настройка программы под специфику договорного учета организации;
• Прочие задачи договорного учета

Программа «Договор Партнер» включает в себя весь набор вышеперечисленных возможностей в едином удобном интерфейсе.

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Договор Партнер» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с договорами и контрагентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения.

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для договорного учета.

Какие ассоциации может вызвать слово «учет» у любого руководителя или сотрудника, который работает с документами и цифрами? Можно предположить, что первые места займут понятия «бухгалтерский» и «кадровый» учет. Но по факту, ассоциаций со словом «учет» существенно больше, а если быть точным, то как минимум, можно говорить о 12 видах учета. Постараемся кратко дать определение каждому из них.

Перед тем как перейти к подробному описанию каждого вида учета, необходимо отметить, что на практике существует базовая классификация по двум типам:
• Формальный учет. Сюда можно отнести любые регламентирующие требования со стороны государственных надзорных органов для сдачи определенных отчетов и остальной бюрократии.

• Управленческий учет. Данный тип можно отнести к необязательным (для некоторых организаций). На практике его применяют руководители и ключевые сотрудники организаций для аналитических отчетов и для принятия стратегических решений.

Последовательность описанных ниже видов учета будет соответствовать их важности и приоритету для любой организации. Начнем с формальных видов учета.

ФОРМАЛЬНЫЕ ВИДЫ УЧЕТА

1. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
Дебеты, кредиты, сальдо, балансы, принцип двойная запись – все эти термины составляют основу бухгалтерского учета. Если очень кратко, то итогом бухучета является отчетность в цифрах о состоянии дел в организации в виде баланса, включающего два раздела «актив» и «пассив». Актив включает имущество и долги контрагентов, а пассив отражает обязательства организации. И не стоит забывать, что актив должен быть равен пассиву, а каждая операция обязательно должна подтверждаться первичной документацией (счет, акт, договор и т.п.).

2. НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ
Название говорит само за себя – целью данного вида учета является расчет налогов. Контролируется данный учет Федеральной налоговой службой. Граница между «бухгалтерским» и «налоговым» учетом весьма условна. Во всех организациях оба вида учета ведет бухгалтерия, отдельных специалистов по налоговому учету могут себе позволить крупные компании. Налоговый учет оперирует обычным списком доходов и расходов. Но не так все просто. Основная причина сложности налогового учета это Налоговый кодекс, который содержит множество сложных актов и правил, требующих соблюдения со стороны организации при расчете налогов.

3. КАДРОВЫЙ УЧЕТ
Данный учет обязателен для всех организаций, даже если в ней один сотрудник. Кадровый учет включает в себя документальное оформление всех трудовых отношений сотрудником и работодателем. В крупных организациях ответственными за кадровый учет могут быть несколько сотрудников, например: зарплату начисляет бухгалтер по зарплате, менеджер по персоналу проводит собеседования, охрана труда следит за соблюдением правил охраны труда, а кадровик поддерживает весь кадровый документооборот.

4. ВОИНСКИЙ УЧЕТ
По факту данный учет необходим для контроля призывников и военнообязанных, которые являются сотрудниками организации. Данный вид учета можно отнести к кадровому учету и в основном воинский учет ведет кадровик.

5. СКЛАДСКОЙ УЧЕТ
Все товарно-материальные ценности (ТМЦ) на предприятии требуют контроля. Для этого существует отдельный документооборот с использованием унифицированных форм, который и является основной для «складского учета». Как и налоговый учет, складской вид учета тесно связан с бухгалтерией.

6. СТАТИСТИЧЕСКИЙ УЧЕТ
Данный вид учета предоставляет различные статистические данные Федеральной службе государственной статистики (Росстат). У данного государственного органа большое количество собственных отчетов, в дополнение к налоговому и бухгалтерскому учетам.

7. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ
Данный тип можно отнести к необязательным (для некоторых организаций). На практике его применяют руководители и ключевые сотрудники организаций для аналитических отчетов и для принятия стратегических решений. Главная цель управленческого учета – предоставление оперативной информации по текущему состоянию дел на всех уровнях организации. Особенно актуальным данный вид учета является для коммерческих организаций, так как конкурентная среда требует постоянно анализа и принятие ключевых решений по развитию бизнеса. Сам управленческий учет может быть также условно разделен на различные типы учета. Подробнее о таких видах учета рассказано ниже.

8. БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТ
Ключевой задачей данного учета является контроль исполнения бюджета (если конечно он планируется в организации). Бюджет может включать в себя планирование доходов и расходов. Особенно актуальным бюджетный учет будет для крупных организаций (холдингов), где без предварительного планирования расходов нельзя потратить ни копейки.

9. ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ
Самый простой подвид управленческого учета, цель которого это и краткая передачи информацию ключевым лицам компании. При этом, данная информация может передавать по телефону или в переписке по электронной почте, без формирования подтверждающих формализованных документов. Говоря простым языком – оперативный учет относится к первичному уровню контроля рабочих процессов в организации.

10. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ УЧЕТ
В теории данный учет контролирует себестоимость и анализирует затраты производимой продукции или оказываемых услуг. Целью данного учета является сокращение затрат и расходов.

11. МАРЖИНАЛЬНЫЙ УЧЕТ
Цель данного учета — контроль зависимости прибыли от увеличения продаж и анализ возникающих при этом новых затрат является основной любой коммерческой деятельности организации. Необходимо учитывать постоянные и переменные затраты и искать зависимость прибыли от увеличения объемов.

12. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ УЧЕТ
Данный вид учета относится к долгосрочной стратегической деятельности. Только крупная компания (холдинг) планирует капитальные инвестиции и вложения в инновации с расчетом будущей прибыли с учетом влияния внешней среды (смены макро конъюнктуры на уровне государства и прочих факторов макроэкономики).

На практике, множество организаций продолжают хранить в открытых файлах Excel и Word различную информацию и сведения, такую как:

• Персональные данные собственных сотрудников и анкеты кандидатов.
• Персональные данные работников партнеров (поставщиков и покупателей). Данная информация попадает через обмен реквизитами, паспортными данными руководителей в процессе согласования договоров или работы с прочими документами.
• Договоры и первичные документы с финансовой информацией.
• Финансовые отчеты.
• Кадровые документы и отчеты.
• Документы и корреспонденцию с персональными данными.

Если сотрудники хранят перечисленную выше информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.

Утечка информация – серьезная проблема и реальная угроза для большинства предприятий, представляющих различные отрасли. Данные могут быть утеряны по причине злого умысла третьих лиц, по неосторожности сотрудников. При умышленной организации наносится серьезный ущерб. В условиях конкуренции такой прием используют многие сторонние организации, чтобы получить преимущество над конкурентами, пусть и таким незаконным способом.

Информационная безопасность, или ИБ, — это комплекс мер, предпринимаемых для защиты от утечки или взлома программ, компьютерных систем и данных. Средства информационной безопасности защищают данные от утечки, программы, системы и сети — от взлома, несанкционированного доступа, порчи файлов или других видов атак.  За утечку конфиденциальных данных пользователей предусмотрена ответственность по закону. Так что меры по безопасности — это еще и способ избежать проблем с законодательством и потери доверия клиентов.

Четыре базовых меры организации информационной безопасности:

1. Установка антивирусов на рабочие компьютеры.
2. Установка паролей для входа на рабочие компьютеры
3. Применение специального программного обеспечения для работы и хранения информации по сотрудникам, договорам, документам и клиентам. Например, можно не отказываться от работы с файлами Word и Excel, но хранить их не в открытом доступе во множестве папок, а хранить эти файлы внутри специальных программ. Доступ к данным программам осуществляется по логинам и паролям, которые известны пользователям данной программы.
4. Если на данный момент в Вашей организации не существует регламентов и правил по информационной безопасности, но применяете отдельное программное обеспечение, в котором хранится финансовая информация и персональные данные, то проверьте, каким образом программа хранит эти сведения в своей базе данных:
   1. Удаленно на сторонних серверах (например, облачные веб-сервисы).
   2. Или все данные хранятся в рамках Вашей инфраструктуры (локальная сеть, сервер, рабочие компьютеры). Данный вариант более предпочтителен. Контролировать собственные компьютеры, серверы и свою локальную сеть проще на базовом уровне информационной безопасности.

В зависимости от формата и способа хранения персональных данных различают правила:

1. Для бумажных документов с персональными данными: хранение в сейфах или металлических несгораемых шкафах. Для доступа к документам устанавливается определенный список сотрудников. Данные сотрудники должны подписать письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
2. Для электронных документов: необходимо запретить доступ к ним сторонних лиц. Для этого нужно решить вопросы информационной безопасности и резервного копирования баз данных сотрудников. Хранить электронные копии личных документов сотрудников в открытых файлах закон также не позволяет. Если Роскомнадзор при проверке обнаружит сканы, например, паспортов, дипломов и военных билетов, компанию оштрафуют так же, как если бы вы хранили эти копии на бумаге.

ПОДРОБНЕЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Как было сказано выше, информационная безопасность – это набор мер, осуществляемых для исключения несанкционированного доступа, использования или уничтожения информации, представленной в электронном или любом другом виде. Например, сохраняемой на бумажных носителях, передаваемой в ходе телефонных переговоров или по е-мейл переписке.

Объектом защиты информационной безопасности могут быть любые данные, от секретных разработок до важной переписки в смартфоне с упоминанием финансовой информации.

Прежде всего, нужно защищать критическую инфраструктуру, то, без чего невозможна деятельность организации, компании, государства. Это, конечно же, компьютеры, серверы, локальные сети средства телекоммуникации, через которые обычно и происходит утечка данных.

Информацию можно получить не только из телефона и компьютера, но и путем старой доброй «прослушки», поэтому серьезные организации разрабатывают комплексную систему обеспечения информационной безопасности, включающую в себя защиту зданий и сооружений, занимаемых организацией, от постороннего проникновения и «прослушки».

Существуют следующие категории объектов защиты:

• Информация (цифровые и аналоговые сигналы, электронные данные).
• Ресурсные объекты (системы программно-аппаратного обеспечения).
• Физические объекты (постройки, оборудование, территории, коммуникации, прочее).
• Пользовательские объекты, субъекты и владельцы информации.
  

  ---

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Персональные данные. Сведения о физическом лице: ФИО, паспортные данные, номер телефона, физиологические особенности, семейное положение и другие данные. 152-ФЗ — закон, который обязывает охранять эту информацию. Сотрудник, работающий с персональными данными, несет ответственность за их защиту и не должен передавать данные третьим лицам. Информация о клиентах и сотрудниках относится как раз к персональным данным.

Коммерческая тайна.  Этовнутренняя информация о работе компании: технологиях, методах управления, клиентской базе. Если эти данные станут известны посторонним, компания может потерять прибыль.

Организация сама решает, что отнести к коммерческой тайне, а что можно публиковать в отрытом виде. При этом не вся сведения могут быть коммерческой тайной — например, нельзя закрыть доступ к ФИО учредителей юридического лица, условия труда или факты нарушения законов. Вопросы коммерческой тайне регулирует закон 98-ФЗ.

Профессиональная тайна. К данной информации относятся врачебная, нотариальная, адвокатская и другие виды тайны, относящиеся к профессиональной деятельности. Профессиональную тайну регулируют несколько специальных законов.

Служебная тайна. Сведения, которые известны специальным службам и ведомствам, например, налоговой или ЗАГС. Такие данные обычно хранят государственные органы, они отвечают за их безопасность и предоставляют только по официальному запросу.

Государственная тайна. Сюда относят военные сведения, данные разведки, информацию о состоянии экономики, науки и техники государства, его внешней политики. Эти данные самые конфиденциальные — к безопасности информационных систем, в которых хранится такая информация, предъявляют самые строгие требования.

Если ваша компания хранит персональные данные, коммерческую или профессиональную тайну, то эти данные нужно защищать особым образом. Для этого необходимо ограничить доступ к ней посторонним лицам — установить уровни доступа и пароли, применять специальное программное обеспечение.

В итоге необходимо помнить, когда дело касается безопасности электронных (цифровых) данных (к которым относятся также файлы Word и Excel), то в данном случае к техническим средствам реализации относятся компьютеры, сервер и программное обеспечение. Информационная безопасность организации подразумевает хранение данных на собственном или арендованном и защищенном от постороннего проникновения сервере, использование для обмена данными защищенного соединения и все, о чем мы говорили выше.

ЧТО ТАКОЕ РАМОЧНЫЕ ДОГОВОРЫ

На практике возникают ситуации, когда контрагенты (стороны договора) договорились сотрудничать и закрепить договорные отношения, но по некоторым моментам существуют разногласия.  В данном случае подобные договоренности можно оформить рамочным контрактом, который будет содержать ключевые договоренности и открытые условия планируемой сделки.  Конкретные условия по сделке будут описываться в дополнительных соглашениях по факту реального сотрудничества между сторонами.

С формальной точки зрения «рамочный договор» регулируется Гражданским кодексом РФ (статья 429). Данный вид договор был формализован в ГК РФ более 5 лет назад. До этого подобный тип договора назывался  как «организационное соглашение».

В рамочных договорах не указывается цена. Она формируется «спецификациями» (одной или несколькими) по мере фактического осуществления сделки при возникновении потребности у заказчика  или покупателя в приобретении у поставщика товара, работ или услуг.  В итоге, сумма всех спецификаций — это и будет цена такого контракта.

ДВА ТИПА РАМОЧНЫХ ДОГОВОРОВ

Первый тип. В рамках основного рамочного договора, стороны обязаны заключать дополнительные соглашения. В итоге возникает, обязанность осуществить сделку в будущем по дополнительному соглашению. Отказ от заключения соглашения означает уклонение одной из сторон исполнить сделку, что ведет к нарушению их прямых договорных обязанностей.

Второй (более распространенный) тип. В данном случае рамочный договор не включает обязательства сторон сотрудничать в будущем. Отказ от дополнительных соглашения не будет нарушением обязательств. Цель такого рамочного контракта в обозначении намерений сторон сотрудничать в будущем. Фактические условия будут описаны к конкретных дополнительных соглашениях и спецификация по мере необходимости.

Другими словами, описанные типы рамочных договоров можно условно классифицировать как:

• Предварительный договор;
• Рамочный договор.

Предварительный договор регламентируется ст. 429 и характеризуется следующими признаками:

• к предмету договора относится оформление основного контракта;
• стороны должны в оговоренный срок подписать основной договор;
• в подобном соглашении отражаются все условия будущего договора.

Рамочный договор отражает обязательства для дополнительных контрактов (соглашений), но не требует заключения конкретного соглашения  в перспективе.

СМЕШАННЫЙ ТИП РАМОЧНОГО ДОГОВОРА

Если рамочный контракт включает элементы прочих типов договоров (п. 3 ст. 421 ГК РФ), которые согласовываются в будущих дополнительных соглашениях, то его можно отнести к смешанному типу рамочного договора.

Специфика смешанного типа договора может потребовать его государственной регистрации. Так как стороны могут объединить условия различных гражданско-правовых договоров, то осуществление прав и обязанностей по одному договору зависит от осуществления прав и обязанностей по другому. В итоге образуется единая совокупность обязательств (Обзор практики разрешения споров, связанных с применением Федерального закона «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», информационное письмо ВАС РФ от 16.02.01 г. № 59).

Например, рамочный договор универсального банковского обслуживания означает возможность оформления сторонами ипотечного кредита в отдельных соглашениях. Возникает вопрос о государственной регистрации не только соглашения об ипотеке, но и рамочного договора, по отношению к которому оно выступает дополнительным соглашением, являясь его неотъемлемой частью.

ОТЛИЧИЯ РАМОЧНОГО ДОГОВОРА ОТ СХОЖИХ ВИДОВ

Существуют различные типы договоренностей со своими отличительными особенностями. Например, ключевое отличие рамочного договора от предварительного или смежного по смыслу (например, абонентского) соглашения: отсутствие требования в определении конкретной предметной части. То есть, стороны могут оставить открытые условия и не конкретизировать предмет договора.

По другому обстоят дела с т.н. «опционами» и «предварительными документами»: такие соглашения обязаны включать описание предмета сделки (п. 3 ст. 429, п. 4 ст. 429.2 ГК РФ). Стороны не обязаны платить за возможность совершения отдельных сделок по условиям общего соглашения. В отличие от рамочного контракта, опцион предоставляется после его оплаты. По положениям абонентских договоров, заказчик обязан оплачивать условную сумму, и даже тогда, когда не было фактического исполнения работ(поставки товара и т.п).

КОГДА ПОЛЕЗЕН РАМОЧНЫЙ ДОГОВОР

Рамочный договор может понадобиться, когда стороны планирует долгосрочные отношения с возможностью изменений условий сотрудничества.

Рамочный договор позволяет:

1. Экономить время на поиск контрагента. Например, если срочно нужна продукция, то при наличии рамочного договора, покупателю не придется искать и проверять поставщиков, так как уже есть партнер, с которым заключен РД.
2. Закрепить базовые условия в случае, если одна из сторон еще не определилась с основными требованиями контракта. Например, заказчик еще не знает точного объема требуемых работ или товаров.
3. Закрепить ключевые условия на все будущие сделки.
4. Экономить время на согласование и заключение будущих контрактов (основные положения уже закреплены в РД);
5. Гибко корректировать условия сотрудничества;
6. Оптимизировать процесс привлечения новых контрагентов.

Преимущество рамочного договора можно увидеть на примере поставки продукции. На практике может возникнуть ситуация, когда при заключении контракта, стороны не могут определить итоговую стоимость продукции, если поставщик будет поставлять ее из-за рубежа, а покупатель оплачивать и принимать ее в будущем. Оформляемый сторонами договор, который они называют договором поставки, является незаключенным, поскольку в нем не согласовано существенное условие о предмете и цене, как того требует ст. 432 ГК РФ.