Методики согласования договоров: какую выбрать?

Методики согласования договоров: какую выбрать?

08.07.2025 Договор Партнер ,

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании.

В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать или адаптировать под специфику каждой организации.

1. Классический последовательный (линейный) метод согласования

При данном подходе проект договора проходит согласование поочередно у всех согласующих сотрудников (юрист, финансист, руководитель и т. д.). Причем, зачастую применяется правило, что следующий согласующий не приступает к анализу договора, пока по нему не вынесен вердикт со стороны предыдущего ответственного лица. Т.е. сотрудники ограничены рамками правила, которое определяет строгую последовательность цепочки согласующих работников.

Плюсы:

  • Простота организации.
  • Четкая последовательность, которая строго регламентирует очередность.

Минусы:

  • Возможны задержки времени при согласовании (если один из участников задерживает свой этап, процесс встает и требуется дополнительная координация).

Где применять:

  • В небольших компаниях с простыми договорами.

2. Параллельное согласование

В данном случае, договор может проверяться одновременно двумя и более согласующими сотрудниками. Отсутствует правило строгой последовательности.

Плюсы:

  • Сокращение времени согласования.
  • Возможность учесть большое количество замечаний и комментариев за один цикл.

Минусы:

  • Высокая вероятность конфликта правок (разные сотрудники могут параллельно внести противоречивые комментарии в одном разделе договора).
  • Требует четкой координации.

Где применять:

  • В средних и крупных компаниях, где важна скорость.
  • Договоры, которые включают сложные пункты, требующего разных сотрудников для согласования.

3. Комбинированный (гибридный) подход (последовательно-параллельный)

При таком методе часть этапов согласований проходит параллельно (например, юрист и финансист в один период времени смотрят проект договора), а финальные решения принимаются последовательно (например, окончательное согласование руководителем).

Плюсы:

  • Баланс между временными затратами на согласование и контролируемостью(управляемостью).
  • Снижение риска ошибок.

Минусы:

  • Требует четкого регламента, так как комбинированный метод согласования может привести к запутанному и неуправляемому процессу.
  • Сложная схема процесса.

Когда применять:

  • В средних и больших компаниях при работе с важными и сложными контрактами.

4. Ролевой метод согласования на основе матрицы RACI

Матрица RACI это инструмент, применяемый в управлении проектов. Данную методику можно отнести к одному из подходов распределения ролей и ответственности в рамках проекта или сложной задачи c группой участников, включая задачи согласования. Т.е. на «согласование определенного договора» нужно посмотреть, как на «проект», исполнители которого имеют роли.

Суть данного подхода состоит в том, что каждый участник процесса имеет четко определенную роль:

  • R (Responsible) – исполнитель, ответственный за выполнение задачи;
  • A (Accountable) – лицо, отвечающее за результат (может принять решение);
  • C (Consult before doing) – консультирующий сотрудник, согласовывает решения в процессе работы;
  • I (Inform after doing)– наблюдатель, заинтересован в конечном результате (данный участник должен знать принимаемые решения и быть в курсе процесса выполнения задачи).

Например, матрица RACI для задачи согласования может выглядеть, как показано на рисунке ниже:

Второй пример матрицы RACI приведен на данном рисунке:

Учитывая, что договоры могут быть разные по сложности и контрагенту, то в компании могут формироваться разные матрицы RACI в зависимости от классификации договора.

Плюсы:

  • Исключение путаницы и задержек в процессе согласования. Например, если не будет однозначного решения по какому-либо разделу договора со стороны исполнителей (согласующих с ролью R), то финальное решение по данному пункту примет участник процесса с ролью A (ответственный) совместно с участником с ролью I (наблюдатель) или ролью C (консультант).

Минусы:

  • Сложность распределения ролей для процесса согласования (иногда бывает трудно определить, кто и какую роль должен выполнять).
  • Возможна перегрузка отдельных участников разными ролями, что может привести к задержкам. Необходимо тщательно продумывать распределение обязанностей внутри команды и исключать перегруженность какого-либо сотрудника.
  • Требуется регулярный пересмотр матриц для выявления и устранения возможных дисбалансов по нагрузке участников.

Когда применять:

  • В крупных компаниях с большим количеством участников согласования.
  • Сложные схемы (правила и цепочки) согласования.
  • Сложные договоры. 

Какая методика согласования договоров наиболее эффективна ?

Однозначного ответа на этот вопрос нет. На выбор методики, которая ляжет в основу регламентов согласования, влияют размер компании, сложность договоров, особенности бизнес-модели и прочие факторы. Подробнее о регламенте договорной работы.

Вне зависимости от выбранного варианта, рекомендуется придерживаться трех общих и современных принципов как, Agile и Risk-Based Approach и автоматизация.

Первая рекомендация: применять Agile-подход к согласованию.

Т.н. «гибкий подход» подразумевает разделение проекта договора на смысловые блоки (логистика, финансовые и юридические вопросы и т.п.). При этом каждый блок согласовывается отдельно разными группами согласующий посредством разных листов согласований.

Например, финансовые и юридические вопросы могут согласовываться параллельно или последовательно в двух разных листах согласования.

Вторая рекомендация: применять Risk-Based Approach (RBA) – подход на основе оценки рисков.

RBA это метод оценки, управления и снижения рисков. Например, каждое сотрудничество с контрагентом и договор с ним оцениваются по уровню риска, и в зависимости от их уровня выбирается метод согласования:

  • Низкий риск – упрощенное согласование (например, только юрист или руководитель).
  • Средний риск – более сложный процесс (финансы + юрист).
  • Высокий риск – сложное согласование (руководство + юристы + безопасность и т.д.).

У каждой компании будет своя классификация рисков по уровням,  в зависимости от специфики деятельности и бизнес-модели организации.

Третья рекомендация: автоматизация процесса согласования с помощью программы учета договоров.

На рынке существует большое количество подобных программных решений.  Это могут быть десктоп программы или облачные сервисы. Данные системы позволят настраивать правила согласования, формировать листы согласования, контролировать сроки и статусы согласования, строить полезные отчеты, уведомлять работника о назначении его согласующим, контролировать все этапы согласования и хранить разные версии документа.

Скачать бесплатную версию программы «Договор Партнер» с функционалом согласования договоров

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерМетодики согласования договоров: какую выбрать?
read more
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

Учет договоров: восемь ошибочных подходов

06.06.2025 Договор Партнер , ,

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив.

В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету договоров. Приведенный анализ основан на опыте внедрений программы договорного учета.

Рекомендуем Вам провести анализ того, что понимается под «договорным учетом» в Вашей компании и понять, встречаются ли походы, описанные ниже. Договорная работа — это зона ответственности каждого: от руководителей, игнорирующих регламенты, до рядовых сотрудников, путающих устные договоренности с документальными.

Восемь ошибочных подходов к договорному учету.

1. Отсутствие «процессного» подхода к договорной работе.

Договорной учет требует постоянной координации между работниками, вовлеченными в данный процесс. Эта работа включает в себя последовательность рутинных действий, которые рекомендуется выделить в отдельную группу бизнес-процессов, в результате чего достигается ряд преимуществ, таких как:

— распределение ролей и связей между ними;

— выявление «слабых» мест, устранив которые можно сэкономить время и увеличить безопасность (например, в случае с правильным выделением бизнес-процесса при организации доступа к персональным данным или организацией безопасного архива договоров и документов);

— обеспечение быстрой преемственности, так как новые сотрудники быстрее перенимают задачи и рабочие данные от прежних сотрудников.

2. Отсутствие метрик(показателей) для анализа эффективности договорного учета.

Для того чтобы улучшить какие-либо показатели, их необходимо измерять и сравнивать предварительные значения с достигнутыми после определенных действий. Это относится и к процессам договорного учета. Например, можно ввести метрики для анализа затраченного времени формирования шаблона договора. На подготовку шаблона договора «вручную» уходит существенно больше времени, чем формирование заполненного документа из специальной программы для работы с договорами.

Второй пример, анализ затраченного времени на отчет по исполнению договоров за определенный период времени. При ручной работе придется потратить существенное время на анализ сведений из разных файлов Excel и «сбор» их в одном файле. При построении отчетов в договорной программе уйдет несколько секунд, чтобы только указать условия для построения отчета.

3. Игнорирование вопросов «безопасности персональных данных».

Необходимо помнить, что «персональные данные» — это не только личные сведения сотрудников организации, это также ФИО и контакты другой стороны договора, которые передаются при согласовании или указываются в доверенностях и нотариальных документах. Если эти сведения продолжают храниться в открытом виде в файлах Word или Excel, почте или мессенджерах, то это явное нарушение безопасности персональных данных, которое влечет риски нарушения законодательства и последующие штрафы.

«Безопасный» договорной учет требует создания «защищенного» хранилища данных. Это можно организовать только через отдельное программное обеспечение с закрытой базой данных и доступом к ней сотрудников через логин и пароль.

4. Ограниченное видение задач договорного учета.

Работа с договорами — это не только подписание и график оплат, это большая предварительная работа по поиску контрагента-партнера, обработки заявок, согласование договора и спецификаций, а также календарный план исполнения и т.п. Задачи договорного учета подробно описаны в отдельном обзоре.

5. Отсутствие единого архива файлов договорного учета.

Это могут быть проекты договоров в Word, реестры в Excel, сканы подписанных договоров, дополнительных соглашений и первичных документов. Например, каждый работник хранит файлы на своих компьютерах и применяет собственные форматы реестров в Excel, не совпадающим с форматами коллег.  Таким же образом могут храниться разные шаблоны договоров на разных компьютерах.

При отсутствии общего хранилища рабочих файлов уменьшается безопасность хранения данных и увеличивается время поиска нужной информации.

6. Отсутствие стандартизации шаблонов реестров договоров и прочих отчетов.

Например, руководителям интересны консолидированные общие отчеты с ключевыми показателями. А сотрудникам-исполнителям могут понадобиться более детальные отчеты. Для удобства рекомендуется выработать набор шаблонов под разные цели, чем каждый раз «изобретать» новый формат перед формированием отчетов.

7. Отсутствие системного подхода к проведению собраний по вопросам договорной работы.

Хаотичный подход к проведению планерок не самый эффективный метод для контроля и координации сотрудников-исполнителей по договорам или для решения проблем, которые уже произошли. Встречи должны быть регулярными с предварительным планированием времени проведения и обсуждаемых вопросов.

8. Исполнение обязательств вне юридически закрепленных договоренностей.

Конечно, всегда будут ситуации, когда одна из сторон договора может попросить контрагента выполнить определенные работы вне условий договора, например начать работы до авансового платежа. В таком случае, проявляя инициативу и идя на встречу партнеру, не стоит забывать о возможных последствиях таких шагов. Практика показывает, что устные договоренности лежат в основе многих финансовых конфликтов, претензий и судебных исков. По возможности, фиксируйте договоренности на юридической основе, даже если это устные просьбы руководителя контрагента. Например, при изменении условий подписывайте дополнительные соглашения.

Надеюсь, данный обзор поможет задуматься над договорным учетом Вашей организации и выявить места, которые требуют оптимизации. Ключевой рекомендацией для любой компании является применение специальной программы, которая минимизирует последствия возможных ошибок. Вы можете посмотреть отдельный обзор как выбрать подобную программу для учета договоров.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерУчет договоров: восемь ошибочных подходов
read more
Как выбрать программу для договоров

Как выбрать программу для договоров

06.06.2025 Договор Партнер , ,

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel.

Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У одних «договорной учет» начинается с согласования, а у других эта работа включает также процесс «анализ заявок», на основе которых будут формироваться дальнейшие договорные отношения.

Как выбрать подходящую программу для работы с договорами? Давайте разбираться — без воды, только практика.

1. Прежде всего необходимо ответить на вопрос: из каких этапов состоит Ваш договорной учет?

Этапы могут включать разные задачи. Определите какие именно задачи (группы процессов) Вам необходимо автоматизировать.

За несколько лет внедрений программных решений для учета договоров наша команда выделила список из 12 задач:

  1. Учет заявок. Предварительные запросы коммерческих предложений. Бывают входящие и исходящие.
  2. Учет тендеров. Они делятся на конкурсы, проводимые самой организацией и конкурсы, в которых участвует компания.
  3. Реестр договоров и дополнительных соглашений. Самый важный элемент договорного учета. Многие организации продолжают формировать реестры договоров в Excel. Это популярный формат, но он имеет ряд недостатков, которые описаны в другом обзоре.
  4. Справочник контрагентов. Удобный справочник поставщиков и заказчиков позволит быстро находить реквизиты и контактных лиц контрагента. Также полезным будет построение разных отчетов по истории сотрудничества с контрагентами.
  5. Контроль согласований. Хаотичный процесс согласования ведет к ошибкам в оценке проекта договора и затратам времени. Преимуществом будет регламентирование и автоматизация согласования договоров.
  6. Контроль исполнения и календарный план. Качественное и своевременное исполнение договорных обязательств основа долгосрочного и выгодного сотрудничества контрагентов. От того, как сейчас Вы контролируете выполнение работ сотрудников по договорам, зависит эффективность компании.
  7. Контроль прочих задач. В процессе работы с договорами постоянно возникают различные задачи, которые необходимо держать на контроле и вовремя закрывать. Задумайтесь, какое количество задач Вы держите в памяти и какие сервисы применяете для их учета, помимо еженедельника.
  8. Учет первичных документов. Количество первичной документации превышает количество договоров. Данные документы являются подтверждением всех операций по договору: оказание услуги, отгрузка товара, оплата и т.п. Помимо учета реквизитов и статусов первичных документов, на практике много времени тратится на формирование корректных шаблонов счетов, актов, УПД и т.п. Документы можно вручную формировать в файлах Word и Excel, но удобнее и быстрее использовать программу с функцией формирования шаблонов договоров и документов с автоматическим заполнением сведений.
  9. Учет писем (корреспонденции). Исполнение договорных обязательств сопровождается деловой перепиской по электронной почте и обменом бумажными документами. Некоторые письма являются важными и их необходимо учитывать в отдельном реестре с быстрым поиском.
  10. Претензионно-исковая работа и учет судебных дел. На практике не все проходит безупречно и вовремя. Задерживаются оплаты, срываются сроки и т.п. Решение спорных вопросов также требует систематизации, учета и контроля.
  11. Ведение дополнительных справочников. Не лишним будет выделить отдельный учет дополнительных документов (доверенности, лицензии, нотариальные документы и т.п). Чтобы их поиск или продление не вызывали проблем.
  12. Аналитика по договорам (отчеты и диаграммы). Большое количество договоров и документов требует их постоянного контроля и мониторинга. Существуют разные показатели (метрики), которые необходимо отслеживать, чтобы видеть отклонения между «планом» и «фактом» и принимать решения для устранения возможных проблем.

После того, как Вы сформулировали список этапов и задач договорной работы Вашей организации, необходимо перейти ко второму шагу.

 

 

 

 

 

 

 

2. Составьте список сотрудников, кто имеет отношение к задачам договорного учета.

Список можно составить в виде простой таблицы со столбцами:

  • Должность
  • ФИО сотрудника
  • Зона ответственности в рамках договорной работы (за что отвечает)
  • С какими коллегами взаимодействует.

Рекомендуется дополнить эту таблицу блок-схемой связей между сотрудниками, чтобы увидеть связи и зависимости. По сути, данный список определяет пользователей программы по договорам.

Далее переходите к финальному этапу.

3. Выбор программы для договоров.

Данный этап включает четыре пункта:

  1. Соответствие функционала (возможностей) программы Вашему списку задач договорного учета.
  2. С какой операционной системой должна быть совместима программа:— Windows;- Linux;- MacOS;- Кроссплатформенная программа. В данном случае приложение работает на любой операционной системе.
  3. Способ установки и применения: — т.н. «коробочный продукт». Программа и база данных устанавливается на стороне пользователя (локальная установка или сетевая многопользовательская конфигурация);- облачное решение с доступом через Internet. В данном случае база данных находится на удаленном сервере. А пользователи программы имеют онлайн-доступ через Интернет, внося свой логин и пароль в клиентском приложении и работая с программой удаленно.
  4. Стоимость, условия лицензирования и политика обновлений:— Бессрочная лицензия на версию программы по первому договору. Обновления в данном случае скорее всего будут платные, но не обязательные к приобретению и установке. Пользователь сам решает в какой момент приобрести обновление при необходимости (выход обновления не аннулирует текущую лицензию на программу).- Срочная лицензия с периодической оплатой продления (раз в месяц или раз в год). При таком лицензировании обновления могут передаваться бесплатно в рамках определенного оплаченного периода (например, год). Но если продление лицензии не было оплачено, доступ к программе может полностью блокироваться до момента внесения оплаты за очередное продление лицензии на определенный период.

Также, при общении с разработчиками программы необходимо уточнять дополнительные вопросы, например:

  • ограничения по демоверсии (бесплатной версии для тестирования);
  • как часто выходят обновления;
  • что включает поддержка в оплаченной лицензии;
  • необходимо ли обязательное обучение пользователей;
  • дополнительные услуги (например, доработка программы под запрос пользователя).

Итог

На рынке программного обеспечения есть множество систем для автоматизации учета договоров. Выбор зависит от поставленных задач и бюджета, выделенного на покупку и сопровождение информационной системы.

Если в Вашей компании договорной учет осуществляется в файлах Excel и Word на разных компьютерах сотрудников, то не стоит сразу пытаться перейти на уровень дорогих решений. Рекомендуется начать с доступного  программного обеспечения. Правильно подобранная программа существенно сэкономит время и повысит безопасность хранения важных данных.

 

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерКак выбрать программу для договоров
read more
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

06.03.2025 Договор Партнер ,

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются:
— Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel.

— Простота формирования таблиц в формате Excel.

— Базовые инструменты автоматизации, существующие в Excel (формулы, сортировки и макросы для более продвинутых пользователей).

Но существует ряд особенностей, которые не позволяют говорить о т.н. Excel-автоматизации как серьезном подходе к договорному учёту. В таблице ниже описаны девять особенностей применения т.н. Excel-автоматизации.

№

Особенность Excel

Комментарий

1

 Нет возможности хранить вложенные файлы, связанные с определенной ячейкой или строкой в таблице Excel. Согласитесь, хранение в ячейках Excel путей к папкам на компьютере не самый удобный способ, особенно если папки или файлы могут переименовываться и удаляться сотрудниками на своих компьютерах без согласования
с коллегами.

2

 Нельзя открыть отдельное окно (форму) с подробными сведениями при клике на выделенную строку в Excel. Например, не получится раскрыть т.н. «карточку договора» при клике на выделенную строку таблицы Excel или посмотреть «карточку контрагента» с подробными сведениями.

 

3

 Excel — это формат не для сетевой многопользовательской работы. Каким образом нескольким сотрудникам организовать одновременное редактирование файла Excel остается вопросом. Создание копий для каждого сотрудника,
а потом синхронизация (сведение) всех изменений
в один общий файл — не самый быстрый и надежный вариант.

4

 Отсутствие отслеживания (контроля) изменений со стороны пользователя, кто работал с файлом Excel. Проще говоря, Вы не сможете открыть «журнал (историю) изменений» и определить, кто из коллег и когда ошибся при внесении данных в таблицу Excel. Также при работе с данным форматом нельзя распределить права доступа к нему между коллегами, с ограничением того или иного функционала редактирования листа Excel.

5

 Сложность обработки больших данных в таблице Excel. Например, как показывает практика, отчет по документам за несколько лет может включать реестр
с разными статусами (оплата, долг и т.п.), состоящий из тысяч строк. При этом каждый договор включает отдельные вложенные реестры
с десятками первичных документов по каждому договору. Возникает вопрос, насколько быстро и без ошибок получится сформировать Excel файл для реестра первичных документов тысячи договоров?

6

 Сложность построения консолидированных отчетов в Excel, когда необходимо объединить в один отчет (реестр) различные таблицы из разных файлов Excel, связанные идентификаторами и прочими ключами. Например, как быстро Вы сможете построить общий отчет по закрытым договорам или спецификациям, если несколько сотрудников ведут собственные реестры в отдельных файлах Excel.

7

 Проблема организации преемственности передачи дел между сотрудниками при увольнении одного из них. Например, каким образом новый сотрудник должен разобраться в различных файлах Excel, которые вел прежний работник, если данные файлы хоть и помогали прежнему сотруднику, но формат и правило заполнения таблиц были известны только уволенному коллеге, который создал данные файлы под себя. Т.е. нет единого интерфейса заполнения данных по общим правилам и регламентам. Каждый сотрудник ведет свой Excel файл.

8

 Проблема быстрого поиска необходимо информации. Данный недостаток описывается простым примером. Как найти за несколько секунд нужную информацию о всех контактных лицах клиента, если менеджер общается с одним работником контрагента и ведет эти сведения в своей Excel таблице, а бухгалтер знает контакты других лиц клиента и хранит их в своих файлах. Т.е. придется пообщаться с каждым из коллег
с целью запроса сведений по сотрудникам контрагента. И подобных примеров на практике множество.

9

 Итоговый недостаток, как результат предыдущих восьми – это вопрос безопасности хранения сведений по клиентам и продажам. А как можно обеспечить безопасность, при хранении информации в различных файлах Excel у разных сотрудников на разных компьютерах? Если отсутствует централизованная база данных по договорам и контрагентам – то ни о какой безопасности говорить не приходится.

 

 

Подводя итог вышесказанному, получается ситуация, когда с одной стороны есть привычный формат Excel, а с другой стороны работа с Excel содержит особенности, которые не позволяют эффективно автоматизировать учет договоров.
В данном случае рекомендуется рассмотреть «плавную» трансформацию (переход) от Excel-автоматизации к применению специализированной программы договорного учета.

Данный подход включает два момента:

  • Рабочие сведения необходимо вносить, хранить и обрабатывать в отдельной программе. Т.е. программа с единой базой данных по договорам и документам становится «главным элементом» автоматизации.
  • А файлы Excel остаются привычным форматом для формирования итоговых выгрузок (отчетов и реестров) из программы. Т.е. Excel не должен восприниматься как «первичное хранилище рабочих сведений». Таблицы Excel становятся «вторичным элементом», который «дополняет» информационную среду, а не является основой автоматизации.

Чтобы на практике проделать данный переход, рекомендуется пройти четыре этапа:

  1. Прежде всего необходимо распределить все рабочие сведения, которые возникают в процессе работы договорами. Например, к таким данным можно отнести справочники контрагентов, реестры договоров и первичных документов, входящие заявки(запросы) и ответы на них, отчеты, справочники товаров и услуг, спецификации, письма и т.п.
  2. После чего проанализировать, какие из указанных выше сведений уже хранятся в Excel. Далее из этих файлов Excel нужно выработать набор основных шаблонов необходимых реестров, справочников и отчетов. Если с договорами работают более одного сотрудника, то рекомендуется определить список данных работников с последующим распределением прав доступа (ролей).  Каждый шаблон реестра должен включать наименования столбцов, определение местоположения и формата ячеек (числовой, текстовый, дата, справочник). На данном этапе будет полезным определить периодичность формирования реестров и отчетов, например ежедневная отчетность или за другой период.
  3. Третий этап полезен, когда в договорном учете задействованы несколько сотрудников или отделов. На этом этапе определяется принадлежность(связь) каждого шаблона реестра (справочника, отчета) к структурным единицам, например таким как: руководство; коммерческий отдел, бухгалтерия; секретариат (канцелярия); юридический (договорной) отдел; производство; прочие структурные единицы.
  4. На финальном этапе принимается решения о внедрении отдельного программного решения для учета договоров и контрагентов. Обязательным должно быть наличие функционала загрузки данных из Excel (например, реестра договоров и справочника контрагентов) и выгрузки (экспорта) реестров и отчетов во внешние файлы Excel с различным набором и последовательностью столбцов, в зависимости от назначения.

При выборе программы договорного учета не стоит ставить целью внедрение сложной программы (особенно если ранее вся работа велась в Excel). Подобная комплексная программа, охватывающая в единой среде все отделы, потребует выделения существенного бюджета (достигающего десятков, а возможно и сотен тысяч рублей). Помимо этого, для сложной программы нужно детально прописать регламенты и бизнес-процессы, а также выделить время и сотрудников на длительное внедрение.
Для перехода с Excel на другой уровень автоматизации, рекомендуется использовать доступную и простую программу, содержащую базовый функционал для сотрудников(работающих с договорами), такой как:

  • Функционал автоматического формирования заполненных договоров и первичных документов (счет, акт и т.п.).
  • Реестр первичных документов и спецификаций.
  • Справочник контрагентов.
  • Реестр заказов или заявок.
  • Справочник товаров и услуг (номенклатура).
  • Календарь задач (напоминаний).
  • Функционал автоматической рассылки уведомлений по электронной почте по группам адресатов.
  • Модуль формирования аналитических отчетов и диаграмм за определенный период и по различным критериям(условиям).
  • Функционал выгрузки справочников, реестров и отчетов во внешние файлы Excel.

Таким образом, выбор удобной и недорогой программы с функционалом связи с Excel (загрузка и выгрузка) позволит (с минимальными затратами денег и времени) достигнуть следующих целей:

  • Сотрудники получают решение, помогающее им в учете договоров. При этом исключается возможное «сопротивление изменениям» (человеческий фактор) на уровне работников, так как происходит не отказ от привычных файлов Excel, а предлагается программный продукт, облегчающий труд и при этом включающий функционал быстрой выгрузки нужного отчета (реестра) в Excel по различным условиям (критериям) в любой момент из единой базы данных.
  • Устраняются риски ошибок от описанных вначале статьи девяти недостатков Excel автоматизации.
  • Организуется единое безопасное хранилище рабочих сведений в централизованной базе данных в рамках специализированного программного обеспечения с сетевым доступом для каждой структурной единицы (руководство, бухгалтерия, договорной отдел, секретариат и т.п.).
Вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, у каждой организации формируется множество различных договоров и связанных с ними документов, которые требуют контроля и учета. Можно продолжать контролировать договоры в различных файлах Excel. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для учета договоров. Одной из таких программ является «Договор Партнер».

Скачать бесплатную версию программы «Договор Партнер»

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерЧто выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?
read more
Центр Экологической Безопасности Белгородской области г.Белгород

Центр Экологической Безопасности Белгородской области г.Белгород

03.03.2025 Договор Партнер

ООО «Центр Экологической Безопасности» Белгородской области осуществляет деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов I -IV классов опасности. В зону ответственности регионального оператора, как проводника экологической реформы, входит весь цикл обращения с ТКО: приемка, транспортировка, обработка, захоронение или переработка.
ООО «ЦЭБ» ежедневно работает над улучшением экологической ситуации в Белгородской области, ликвидирует несанкционированные свалки, обеспечивает бесперебойный вывоз отходов, развивает современную инфраструктуру обращения с ТКО, инициирует мероприятия по внедрению раздельного сбора ТКО, прививают культуру обращения с отходами молодому поколению.

А знаете ли вы?

Программа «Договор Партнер» позволяет контролировать в удобном виде календарный план и этапы договоров, с возможностью учета видов работ и объектов.  Это особенно актуально для договоров по крупным сделкам с большим сроком реализации (т.н. «долгосрочные договоры»), где все рабочие процессы учета договоров (от согласования до исполнения и завершения работ) осуществляются поэтапно.

Планирование является ключевым элементом при исполнении договора. Результат планирования можно сформировать в виде календарного плана в виде набора этапов выполнения работ. К этапам могут относиться не только работы после подписания договора, но также предварительные процессы до подписания (например, согласование с контрагентом условий  и т.п.).

Сведения по календарному плану описываются в виде структурированных наборов рабочих данных (этапов), которые могут определяться такими параметрами, как:

  • дата начала и окончания работ
  • описание этапов
  • связь с договорами субподряда
  • исполнитель
  • перечисление видов работ
  • указание объекта
  • стоимость работ по этапу
  • статус выполнения работ по этапу (включая процент выполнения)
  • указание первичных документов по результатам выполнения (акт или счет-фактуры)
  • прочие сведения

Вести учет календарных планов, этапов и видов работ по ним, можно различными способами. Единой строгой методики не существует. Сотрудники, которые занимаются учетом договоров, самостоятельно принимают решение о правилах (регламентах) контроля календарных планов. Это могут быть таблицы в MS Excel и файлы Word.

Существенно упростить контроль календарных планов помогут программы для работы работы с договорами. Одной из таких программ является «Договор Партнер», в состав которой входит отдельный модуль «Этапы и виды работ».  Данный модуль позволяет быстро внести ключевые сведения по этапам и видам работам в удобном интерфейсе. Вся информация выводится в удобные табличные формы, по которым можно осуществлять быстрый поиск по нужным параметрам.

Скачайте бесплатную версию программы «Договор Партнер» и оцените преимущества контроля календарных планов, этапов и видов работ в удобной программе учета договоров.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу

СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ

ТЕЛЕФОН

+7 (383) 349-93-22

EMAIL

info@dogovorpartner.ru

Оставьте свой электронный адрес и вопрос. Мы можем перезвонить Вам с консультацией, если Вы укажете свой телефон.

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы принимаете условия Пользовательского соглашения на обработку своих персональных данных

Договор ПартнерЦентр Экологической Безопасности Белгородской области г.Белгород
read more
5 главных реестров договорного учета

5 главных реестров договорного учета

27.02.2025 Договор Партнер ,

Запросить консультацию по программе и ценам

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Ведение договорного учета относится к одной из ключевых задач организации. Работа с договорами включает в себя различные этапы, от анализа коммерческих предложений, выбора поставщика или заказчика, согласования проекта договора и контроля его исполнения. Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который могут быть вовлечены несколько подразделений, например отдел продаж или закупок, руководство и бухгалтерия,  а также канцелярию или секретариат. Правильно организованный учет договоров и первичной документации снижает риски не эффективного контроля, а применение в работе специализированных программных решений ускоряет работу и делает более безопасным хранение документов договорного учета.
Любой договор не появится сам по себе, предварительно необходимо проанализировать коммерческие предложения (заявки) от поставщиков (если речь идет о расходных договорах) или наоборот, собирать информацию о тендерах для формирования собственных предложений как исполнитель (доходные договоры). После заключения договора требуется контроль исполнения, который сопровождается учетом первичной документации. А взаимодействие между сторонами договора происходит путем обмена официальными письмами (деловой корреспонденцией).

Можно условно выделить пять ключевых табличных форм договорного учета:

1.    Реестр заявок.
Заявки могут быть как исходящие, в виде собственных коммерческих предложений при участии в конкурсах или тендерах. Также заявки могут относится к «входящим», если организация собирает их в виде предложений от поставщиков и исполнителей. На основе анализа заявок выбирается лучшее предложение и заключается договор с победившим контрагентом.

2.    Реестр договоров.

Главный журнал договорного учета. Табличную форму такого реестра организация вправе утвердить самостоятельно, либо приказом об учетной политике, либо положением о договорной работе.

3.    Справочник контрагентов.

В нем хранится подробная информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лицах, с которыми работает организация. Единый справочник контрагентов позволит ускорить поиск необходимой информации (реквизиты, договоры с контрагентом, контакты сотрудников и т.п.).

4.    Реестр первичной документации.

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо контроля первичных документов в рамках исполнения договоров.

5.    Реестр писем (корреспонденции).

Исполнение договора сопровождается входящей и исходящей деловой корреспонденцией. Структурированный реестр писем поможет поддерживать порядок для их учета.

Опишем более подробно указанные выше реестры и справочники.

РЕЕСТР ЗАЯВОК

Заявки можно разделить на два типа: 

  1. Исходящие заявки. Когда организация предоставляет свои коммерческие предложения в качестве поставщика или исполнителя. При исходящих заявках организация является участника конкурса или тендера, открытого второй стороной в качестве заказчика.
  2. Входящие заявки. В данном случае организация собирает коммерческие предложения в качестве покупателя или заказчика. Т.е. организация организует конкурс или тендер, либо самостоятельно ищет поставщиков по открытым источникам информации.

В условиях рыночной экономики распространены конкурентные закупки или тендеры. Это удобный инструмент, выгодный обеим сторонам сделки – и поставщику, и заказчику. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным причинам. Наиболее распространённый мотив – выбор поставщика или подрядчика с предложением по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть анализ рынка посредством сбора предварительных заявок от различных контрагентов.

Условно торги можно разделить на две группы:

  1. В первую входят ценовые закупки, например аукционы, когда выбирают по минимальной стоимости предложения.
  2. Ко второй группе относятся конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев (помимо цены), установленных заказчиком. Это актуально для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление отдельных требований к участникам конкурса – то, чем тендер отличается от аукциона, у которого основным критерием выбора победителя является минимальная цена.

РЕЕСТР ДОГОВОРОВ
Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа — основные функции журнала регистрации договоров. Законодательство не содержит жестких требований к порядку учёта, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает сам, исходя из своей ситуации и потребности.

Регистрация договоров в организации может происходить в двух вариантах:

  1. Централизованный подход, при котором учетом договоров занимается выделенный сотрудник или группа специалистов, ответственных за договорной учет.
  2. Децентрализованный подход означает, что учетом собственных договорных соглашений занимается отдел, который заключил данный договор и сопровождает его.

В любой сфере деятельности организации возникает необходимость заключать договор, независимо от того, приобретаем или продаем товар (услугу). И на практике часто требуется формировать списки (реестры или отчеты) по договорам для различных целей. Например, руководители просят отчеты по договорам для финансового учета, бухгалтерии  — для сверки расчетов, оценки наличия оригиналов и т.д.  Для удобства учета договоров ведут специальный реестр или журнал.

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

СПРАВОЧНИК КОНТРАГЕНТОВ
Контрагент — это физическое или юридическое лицо (ИП), с которым вы заключили гражданско-правовой договор. Другими словами — поставщик (исполнитель) или покупатель (заказчик) товаров и услуг. Термин «контрагент» применяется, когда говорят об отношениях юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве сторон договора.

Правильный учет контрагентов позволяет организовать единый архив с подробной информацией, которая включает в себя реквизиты юридического лица или ИП, список сотрудников с контактами, информацию об отношениях с ним. Помимо юридического лица (ИП) справочник контрагентов может содержать информацию о физических лицах клиентах

или физ. лицах поставщиках. Преимуществом данного реестра контрагентов будет хранение информации о связанных договорах с ним и информации о текущем статусе платежей (задолженностей) по данному контрагенту.

Табличные формы учета контрагентов можно вести в таблицах Excel или применяя специальные программные решения, которые позволяют ускорить работу с контрагентами в рамках договорного учета. Современные программы позволяют автоматически загрузить реквизиты и адреса из онлайн-сервисов,  а также контролировать статус согласования договора с контрагентом и формировать аналитические отчеты по долгам и платежам от контрагентов.

РЕЕСТР ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Первичный документ предназначен для подтверждения определенного события при исполнении договора: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам и т.п.

При учете первичной документации необходимо, чтобы каждый бланк проходил регистрации внутри предприятия. Это позволит минимизировать риск утери документов. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации первичной документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Сделки в разных организациях существенно отличаются. Но существует строгий перечень первичной документации, обязательный для бухгалтерского учета:

•          Договор.

•          Счет на оплату.

•          Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.

•          Товарная накладная.

•          Акт выполненных работ или оказанных услуг.

•          Счет-фактура.

•          УПД (заменяет акт/накладную + счёт-фактуру).

 

Шаблоны первичной документации можно составлять самостоятельно или использовать унифицированные формы (ст. 9 № 402-ФЗ). Но юридическую силу будет иметь документ, содержащий указанные ниже реквизиты:

•          Название документа.

•          Дата создания.

•          Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.

•          Содержание документа или хозоперации.

•          Натуральные и денежные показатели.

•          Данные ответственных лиц.

•          Подписи сторон.

РЕЕСТР ПИСЕМ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ)
Обмен входящей и исходящей корреспонденцией — это способ взаимодействия между сторонами договора,  а также с дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами, участвующими в процессе исполнения договора.

Все входящие и исходящие документы необходимо регистрировать по двум номерам — сначала документ регистрирует организация-отправитель как исходящий, затем — организация-получатель как входящий.

К входящим или исходящим документам можно отнести:

  • Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления
  • Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
  • Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
  • Договоры и акты.
  • Доверенности.
  • Подтверждающие оплату документы.
  • Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
  • Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
  • Все виды отчетности.
  • Обращения организаций и граждан.

Порядок обработки корреспонденции устанавливается внутренней инструкцией или положением о документообороте в локальных нормативных актах организации. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима для сортировки наиболее важных документов и расстановки приоритетов для ознакомления с ними руководителей и исполнителей.

Эффективным способом учета корреспонденции является применение специальных программных решений. Это могут быть комплексные системы учета договоров, содержащие отдельный модуль для учета писем. Или программные решения только для учета входящей и исходящей корреспонденции для применения в канцелярии или секретариате. После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как минимум вносится регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об отправителе и исполнителе. Использование программных решений для учёта входящей и исходящей корреспонденции помогает осуществлять хранение и  контроль исполнения документов.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор Партнер5 главных реестров договорного учета
read more
Регламент о договорной работе: краткий обзор

Регламент о договорной работе: краткий обзор

07.01.2025 Договор Партнер ,

Запросить консультацию по программе и ценам

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Регламент — это описание «бизнес-процесса» организации в виде внутреннего документа (например, локально-нормативного акта). Регламент может описывать и определять правила для взаимодействия между подразделениями или порядок работы сотрудников. Строгих требований к разработке регламентов не существует. Каждая организации самостоятельно разрабатывает регламенты в произвольном виде «с нуля» или на основании ГОСТов и т.п.
Договорную работу рекомендуется рассматривать как отдельный бизнес-процесс и стремится к увеличению скорости работы с договорами всех заинтересованных сотрудников. Отдельный регламент для договорной работы позволит достичь пять ключевых целей:
  1. Выделить договорной учет в отдельный бизнес-процесс.
  2. Ускорить сроки подготовки проектов договоров с последующим согласованием.
  3. Уменьшить законодательные (правые) риски.
  4. Обеспечить защиту интересов.
  5. Повысить качество управленческих решений, так как договорной учет становится более прозрачным и контролируемым.

Оформление регламента (положения) о договорной работе

Регламент о договорной работе оформляется в виде положения, которое определяет правила договорного учета в организации. Положение может включать один общий локально-нормативный акт или включать несколько связанных локально-нормативных актов, каждый из которых описывает отдельный этап (например, проверка контрагентов, согласование договора, претензионно-исковая работа и т.п.).

Законодательство не регулирует формат (шаблон) для положения о договорной работе. Формулировки в данном положении определяются каждой организацией самостоятельно.  Ниже приведена одна из рекомендаций по разделам, которые можно указать в положении:

  • назначение и область применения;
  • правила проверки контрагентов;
  • порядок подготовки проектов договоров;
  • правила согласования договоров внутри организации;
  • правила согласования договоров с контрагентом;
  • порядок подписания и исполнения договоров;
  • порядок претензионно-исковой работы.

В первых пунктах положения о договорной работе необходимо обозначить:

  • цели и назначение данного регламента;
  • кому предназначено;
  • можно указать на какие договоры распространяется положение (например, «настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты счета на сумму не свыше 100,0 тыс. руб»).

Вначале положения рекомендуется также определить значения некоторых терминов, таких как:

  • руководитель подразделения (отдел);
  • ответственное подразделение (отдел);
  • проект договора;
  • согласователь;
  • исполнитель;
  • контрагент;
  • Электронная цифровая подпись (ЭЦП);
  • и прочие термины, связанные с договорной работой.

Положение о договорной работе — это подробный регламент, определяющий шаги и действия работников, включенных в договорной учет организации. Чтобы данное положение вступило в силу, его необходимо утвердить одни из двух способов:

  • через приказ об утверждении положения;
  • или через указание на титульном листе пометки «Утверждаю» с подписью руководителя.

Положение вступит в силу со дня его принятия. После чего необходимо ознакомить всех работников с данным положением.

 

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 1)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 2)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 3)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

Два метода договорной работы

На практике встречаются два метода договорной работы:

  1. Т.н. «централизованный способ». В данном случае в организации выделяется сотрудников (отдел), ответственных за координацию договорной работы.
  2. Т.н. «децентрализованный способ». Данный вариант подразумевает, что каждый сотрудник самостоятельно ведет договорную работу по своим документам, начиная от согласования и контроля исполнения.
Вне зависимости от подхода, рекомендуется хранить все договоры и первичные документы в едином архиве (например юристы, канцелярия или секретариат). Бумажные оригиналы в отдельном выделенном месте, электронные копии (сканы, Word, Excel, PDF) в единой базе специального программного обеспечения для учета договоров.
Наличие детальной инструкции по договорной работе в виде регламента снимает зависимость от определенного сотрудника. Так как каждый работник следует строгим правилам и смена сотрудника не будет критичной для деятельности организации.
Обязательной рекомендацией является разделение зон ответственности между отделами и сотрудниками. В зависимости от должностных обязанностей должны быть прописаны правила и инструкции для руководителей, юристов, финансистов, специалистов производства и т.п.
Желательно выделить отдельного сотрудника, для координации и контроля исполнения регламента договорной работы.

Этапы регламента договорной работы

Каждая организация самостоятельно определяется этапность работы с договорами. Можно рассмотреть 8 этапов:

  1. Решение о необходимости заключения договора.
  2. Выбор и проверка контрагента (данный этап может включать конкурсные процедуры и переговоры).
  3. Подготовка проекта договора.
  4. Согласование договора внутри организации
  5. Согласование договора с контрагентом.
  6. Подписание и регистрация договора.
  7. Исполнение договора с контролем первичной документации.
  8. Завершение договора и передача договора в архив

Выше приведен обобщенный пример. На практике процесс договорной работы выглядит сложнее и включает больше взаимосвязанных этапов.

На что обратить внимание (этапы, риски, рекомендации)

При формировании регламента договорной работы необходимо уделить особое внимание следующим моментам:

  1. Какие сотрудники должны проверять контрагентов и полномочия подписантов со стороны контрагента.
  2. Правила визирования и внесения замечаний по пунктам договорам.
  3. Последовательность (схемы) согласования договоров сотрудниками или отделами, входящими в группу согласования.
  4. Срок рассмотрения договора в процессе согласования.
  5. Правила обсуждения договоров, содержащих коммерческую тайну.
  6. Соответствие пунктов договора требования законодательства с учетом судебной практики.
  7. Формирование правил судебно-претензионной работы.
  8. Анализ возможных рисков и выработать план действий в случае невыполнения партнером своих обязательств.
  9. Порядок ведения реестров договор, первичных документов.
  10. Правила формирования отчетов по исполнению договора.

Остановимся подробнее на седьмом пункте из списка выше. Выделим 5 рисков:

  1. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
  2. Завершение сроков полномочий подписантов и прочих ответственных лиц.
  3. Ошибки в доверенностях.
  4. Отсутствие специальных лицензий в сферах, где это строго регулируется.
  5. Нарушение сроков при исполнении договора.

Для уменьшения влияния рисков в договорном учете, рекомендуются следующие действия:

  1. Проанализируйте существующую модель договорного учета. Выделите ее в отдельный бизнес-процесс.
  2. Разработайте должностные инструкции для сотрудников, участвующих в договорной работе.
  3. Сформируйте набор проектов договоров.
  4. Определите правила согласования.
  5. Определите зоны ответственности по юридическим и финансовым вопросам.
  6. Проводите периодические планерки для координации договорного учета для решения возможных спорных вопросов.

Положение о договорной работе поможет повысить эффективность договорного учета на каждом этапе работы. Данный документ не является обязательным для всех компаний, но его наличие предотвратит возможные ошибки, которые могут привести к претензиям и судебным спорам.

Вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, у каждой организации формируется множество различных договоров и связанных с ними документов, которые требуют контроля и учета. Можно продолжать хранить и контролировать договоры в различных папках и файлах Excel и Word. Но существует более эффективный способ – это применение специальной программы для учета договоров. Одной из таких программ является «Договор Партнер».

Скачать бесплатную версию программы «Договор Партнер»

Шаблоны документов согласования:

  • Лист согласования (скачать).  Это документ, в котором отмечаются корректировки и замечания к договору в результате внутреннего согласования, с подписями ответственных за согласование сотрудников.
  • Протокол разногласий (скачать). Если вторая сторона в итоге внутреннего согласования внутри не согласна с условиями проекта договора, то она составляет протокол разногласий и направляет контрагенту.
  • Протокол согласования (урегулирования) разногласий (скачать). Если другая сторона не согласна с предложениями, указанными в протоколе разногласий, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент. Положительным разрешением спорных вопросов по договору будет являться подписание всеми сторонами итоговой версии протокола согласования (урегулирования) разногласий.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерРегламент о договорной работе: краткий обзор
read more
Три сценария применения программы «Договор Партнер»

Три сценария применения программы «Договор Партнер»

03.12.2024 Договор Партнер ,

Запросить консультацию по программе и ценам

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с договорами, обладает собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом договорного учета является «как повысить эффективность работы с договорами?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «Договор Партнер» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с договорами и контроля их исполнения. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и целому отделу, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать собственные сценарии применения программы «Договор Партнер» исходя из специфики работы с договорами и контрагентами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы:

  • Базовый сценарий применения;
  • Комплексный сценарий применения;
  • Максимальный сценарий применения.

Данное разделение условно и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по договорам, заявкам и контрагентам в удобном интерфейсе т.н. «карточке договора» или «карточке контрагента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

К таким файлам могут относиться договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с договорами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Договор Партнер», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к договорам и контрагентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

  • Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
  • Быстрый поиск нужной информации по договорам и контрагентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по договорам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
  • Построение полезных отчетов (таблиц) по договорам займет несколько секунд в программе «Договор Партнер». А если речь идет о хранение файлов по клиентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?
  • Моментальное формирование «карточки контрагента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Договор Партнер» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.

В итоге, формируя электронный архив «карточек договоров» образуется единый реестр договоров и справочник контрагентов.  Тем самым пользователь, в дополнение к реестру договоров в файлах Excel, получает более современное решение в виде удобной программы.

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива базовых сведений по договорам и контрагентам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль исполнения договоров и учет графиков платежей с контролем статусов по первичным документам (счет, договор, акт и т.п.).

Программа «Договор Партнер» включает в себя контроль дат исполнения договора и раздел для ведения реестров первичной документации «Продажи и документы», который позволит оперативно фиксировать необходимые реквизиты документов с контролем сумм и статусов.

Подробные сведения вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки договора», которая содержит следующие разделы:

  • Основные сведения с учетом дат (заключения, закрытия, предоплаты и т.п.)
  • Контрагенты (стороны договора)
  • Контроль графика платежей
  • Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
  • Шаблоны договоров (данный раздел автоматически формирует договоры с подстановкой сведений из программмы)
  • Реестры первичных документов (счета, акты, УПД, счет-фактуры, КС)
  • Спецификации
  • Хранение прочих дополнительных сведений

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Договорной учет является одним из ключевых рабочих процессов любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с договорами или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет договорной учет.

В современных реалиях конкуренции в вопросах эффективности договорного учета, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по договорам и контрагентам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, большим преимуществом будет применение решений для следующих задач договорного учета:

  • Согласование договоров;
  • Учет дополнительных соглашений;
  • Учет спецификаций;
  • Учет субподрядов;
  • Учет календарного плана и этапов работ;
  • Учет претензий и судебных дел;
  • Контроль затрат;
  • Учет доверенностей и нотариальных документов;
  • Учет заявок (входящих и исходящих);
  • Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
  • Анализ рентабельности;
  • Формирование аналитических отчетов и диаграмм;
  • Календарь задач с возможностью рассылки уведомлений с напоминаниями по электронной почте;
  • Настройка программы под специфику договорного учета организации;
  • Прочие задачи договорного учета

Программа «Договор Партнер» включает в себя весь набор вышеперечисленных возможностей в едином удобном интерфейсе.

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Договор Партнер» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с договорами и контрагентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения.

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для договорного учета.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерТри сценария применения программы «Договор Партнер»
read more
Согласование как ключевой регламент договорного учета

Согласование как ключевой регламент договорного учета

18.11.2024 Договор Партнер

Запросить консультацию по программе и ценам

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Договорной документооборот содержит различные этапы, одним из которых является согласование. Современный подход построения эффективных организаций подразумевает под согласованием – не только контроль содержимого документа, но и соблюдение управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится административным регламентом и инструментом для обеспечения управляемости компанией.

Согласование: регламентированный или произвольный процесс ?

Не во всех организация расписаны правила согласований, которые регламентируют количество сотрудников и время, отведенное на согласование договора. В итоге процесс согласования выглядит «хаотично» и увеличивает риски потери времени и прочие негативные последствия неорганизованного подхода к согласованию договоров как внутри организации, так и с контрагентом.

Ключевым преимуществом является формализация правила согласования как регламента договорной работы в организации. Данный документ должен описывать этапы проверки договора и а также определять ответственность и полномочия сотрудников, участвующих в процессе согласования в зависимости от цены сделки и вида договора.

Существование подобного регламента будет ключевым преимуществом уникальной бизнес модели компании и позволит выстроить процесс согласования как систему.

Четыре цели контроля согласований

Являясь ключевым этапом в договорном учете, согласование требует контроля со стороны руководителей и службы делопроизводства. Данный контроль включает:

  • контроль сроков согласования с помощью традиционных журнальных учетных форм или посредством программных решений для учета договоров;
  • информирование сотрудников о наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота это достигается через уведомления внутри программы или автоматической рассылки уведомлений по электронной);
  • оперативный анализ текущих результатов согласования договоров на определенную дату;
  • информирование руководителей о соблюдении правил согласования между подразделениями.

Три главных документа согласования

В основе сотрудничества лежат человеческие отношения. Но даже наличие личного знакомства руководителей контрагентов не означает, что подписывание договоров должно происходить «вслепую» на основе доверительных отношений. Как говорится «доверяй, но проверяй».

В большинстве случае на подпись предлагается типовой вариант договора. Но первоначальный шаблон договора не всегда устраивает вторую сторону по умолчанию. Вопросы могут возникнуть по различным моментам: сроки, графики платежей, вопросы производства и отгрузки товаров или оказания услуг и т.п. В таком случае внутри организации к проверке условий договора подключаются соответствующие сотрудники и формируется т.н. лист согласования. Это документ, в котором отмечаются корректировки и пожелания к договору, а также фиксируются подписи ответственных за согласование сотрудников.

Если вторая сторона в итоге согласования внутри организации не согласна с условиями первого варианта договора, то она составляет протокол разногласий и направляет контрагенту. Какой-либо установленной формы для протокола разногласий нет. Вы можете указать в нем все сведения, которые считаете нужными.

Если другая сторона не согласна с предложениями, указанными в протоколе разногласий, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент. Положительным разрешением спорных вопрос по договору будет являться подписание всеми сторонами итоговой версии протокола согласования (урегулирования) разногласий.

С формальной точки зрения указанные выше протоколы не имеют особой разницы. И первичный протокол разногласий, и последующие протоколы согласования разногласий нужны для оформления отказа от предыдущего варианта договора и ответного документа с целью изменения условий сделки.

Шаблоны документов согласования:

Регламент о договорной работе оформляется в виде положения, которое определяет правила договорного учета в организации. Положение может включать один общий локально-нормативный акт или включать несколько связанных локально-нормативных актов, каждый из которых описывает отдельный этап (например, проверка контрагентов, согласование договора, претензионно-исковая работа и т.п.).

Читать статью про регламент о договорной работе  

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 1)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 2)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ (вариант 3)

СКАЧАТЬ ШАБЛОН ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

Четыре стиля согласования

Необоснованное затягивание времени согласования – прямое вредительство для бизнеса. Необходимо соотносить усложнение согласования договора его сумме и важности. Стоит не забывать, что усложнять процесс согласования, например, для договора поставки на сумму 20000 рублей не будет ключевым преимуществом в формировании доверительных и долгосрочных отношений с контрагентом. И наоборот, упрощение согласование договора на сотни тысяч и более рублей – неоправданный риск.

  • Стиль 1 «Формальная уступка»

Пишите больше возражений по не ключевым пунктам и условиям первого варианта договора, чтобы потом «поторговаться» и отказаться от части данных претензий. В итоге формируется «доверительная база» для последующего получения выгодных условий в переговорах с контрагентом по договору.

Необходимо добиться того, чтобы контрагент принял уступку значительной. То есть для уступки выбирайте такие условия, которые по факту не критичны для организации, но могут выглядеть как важные для Вашей стороны.

  • Стиль 2 «Закон есть закон»

Одним из аргументов может стать сообщение о том, что то или иное положение договора не соответствует закону. Например, контрагент в договор внес следующую формулировку: «Стороны обязуются решать все возникшие споры только путем переговоров». В ответ можно напомнить, что отказ от права на обращение в суд недействителен (ч. 3 ст. 4 АПК РФ), право на обращение за защитой нарушенных прав и законных интересов гарантировано законом.

Этот метод можно использовать и в тех случаях, которые не так очевидны, как приведенный пример. Иными словами, если стоит задача исключить из договора невыгодное условие и при этом можно найти толкования (в судебной практике или в правовой литературе), согласно которым это условие противоречит закону, в переговорах с контрагентом обязательно надо сослаться на эти толкования. При этом можно умолчать о том, что на самом деле вопрос спорный и другие суды признают такое условие законным.

  • Стиль 3 «Выстраивание доверительных отношений»

В процессе согласования, может возникнуть много критичных замечаний, а подписание договора именно с данным контрагентом необходимо для Вашей компании. В таком случае быстро согласуйте два-три несущественных пункта, по которым есть уверенность, что стороны придут к положительному результату без лишней траты времени и споров. Например, удалите условия договора, которые дублируют Гражданский кодекс РФ и т.п. Это позволит познакомиться с представителем контрагента и выстроить доверительные отношения с юристом другой стороны.

  • Метод 4 «Незаменимых нет»

Если процесс согласования затягивает и контрагент проявляет «несговорчивость» по критичным условиям договора для Вашей стороны, то можно распространить сведения о проведении переговоров с конкурентами контрагента. Но этот способ рискованный и контрагент может отвернуться от сотрудничества с Вами. В таком случае необходимо просчитать все возможные риски потери данного контрагента.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерСогласование как ключевой регламент договорного учета
read more
Какие двенадцать задач договорного учета необходимо автоматизировать

Какие двенадцать задач договорного учета необходимо автоматизировать

25.10.2024 Договор Партнер ,

Автоматизация рабочих мест сотрудников не является чем-то необычным. Уже давно автоматизирована бухгалтерия и маркетинг, и работу с клиентами также сложно представить без специального программного обеспечения. Но на практике все еще встречаются процессы (задачи), которые не автоматизированы в полной мере, и сотрудники продолжают оперировать файлами Excel, разбросанных по компьютерам (в лучшем случае, если они хранятся в общей папке централизованно).  Особенности Excel-автоматизации описаны в отдельном обзоре.

Описанная выше особенность учета некоторых бизнес-процессов в Excel иногда исходит не от рядовых сотрудников, а от руководителей. Так как существует стереотип, что автоматизации бухгалтерии и интернет-рекламы уже достаточно, а все остальное это задачи, для которых подойдет Excel и работники приспособятся. Многие руководители не уделяют серьезное внимание анализу бизнес-процессов, оценке их трудоемкости для последующей автоматизации с целью повышения эффективности. А ведь кроме бухгалтерии и маркетинга, в любой организации найдутся задачи, выполнение которых можно и нужно автоматизировать.

Казалось бы, наличие бухгалтерской программы позволяет хранить реквизиты контрагентов, фиксировать платежи по договорам, а также рассчитывать зарплаты и передавать кадровые отчеты в СФР. Но практика показывает, например, что сотрудник, ответственный за кадровые приказы, может продолжать формировать их в Word, так как не имеет доступа к бухгалтерской программе. Второй пример, бухгалтерия не занимается согласованием договоров и контролем его исполнения, для бухгалтерии важны фактические суммы, даты проведения оплат и реквизиты первичных документов. При этом фактический договорной учет ведется сотрудниками, которые взаимодействуют с контрагентами и ведут реестры реестров договоров в Excel файлах.  Это всего лишь два примера, когда рабочие процессы могут оставаться за пределами применения специальной программы, и наличие бухгалтерской программы не означает доступ к ней у всех сотрудников, задействованных в вопросах документооборота и делопроизводства. Даже если у сотрудников (не имеющих отношения к бухгалтерии), есть доступ к бухгалтерской программе, это не означает что ведение кадрового или договорного учета именно в бухгалтерской системе облегчит труд кадровика или специалиста по договорам. Бухгалтерские решения дорогие и сложные, требуют настройки и постоянного сопровождения.

Реальность такова, что договорной и кадровый учеты включают множество сфер, которые можно автоматизировать на уровне внедрения виде специального программного обеспечения. В дополнение к указанным видам учета также можно добавить задачи секретариата(канцелярии), которые включают формирование архивов внутренних документов и писем. Сотрудники приемных  часто обделены вниманием в плане внедрения для них программы учета документов и корреспонденции.

Данный обзор посвящен «договорному учету» и включенным в него задачам, которые распределяются по группам выделенных бизнес-процессов. В процессе профессиональной деятельности нашей команды по внедрению программных решений  договорного учета, мы определили классификацию, которая включает 12 видов задач:

  1. Работа с заявками. Под заявкой понимается предварительный запрос со стороны текущего или потенциального партнера. Это может быть предварительный запрос коммерческого предложения или уточнение по возможному сотрудничеству. Данные запросы нужно фиксировать в реестры заявок, с целью их дальнейшего анализа качества работы с запросами и доведения их до положительного результата, т.е. подписание договора. Причем фиксировать нужно как входящие запросы, так и исходящие.
  2. Учет тендеров. Тендер — это конкурс, проводимый заказчиком для выбора исполнителя (подрядчика), который должен будет поставить определенные товары или оказать услуги. Необходимо вести учет тендеров, объявленных собственной компании в качестве заказчика, так и учет тендеров, где компания выступает исполнителем. Анализ результативности участия в конкурсах и проведения своих тендеров, позволит выявить сильные и слабые стороны и внести необходимые корректировки в соответствующие процессы на основе прозрачной конкуренции.
  3. Ведение общего реестра договоров (включая дополнительные соглашения).  Это лавный журнал договорного учета. Регистрация и обеспечение быстрого доступа к информации — основные функции журнала регистрации договоров. Законодательство не содержит требований к порядку учета и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Реестры договоров должны быть удобными и включать столбцы, для вывода сведений, которые необходимо анализировать (даты, суммы, типы договора, стороны договора, ссылки на файлы по договору и прочие параметры).  Реестры договоров можно вести в бумажном виде, в файлах Excel, в специальной программе договорного учета. Ключевым при формировании реестра договоров является безопасность, информативность, быстрый поиск и многопользовательская работа. Перечисленные факторы можно достичь через применение отдельного программного решения для работы с договорами. К трудоемким задачам также относится формирование шаблонов договоров. Если программа для работы с договорами включает автоматическое заполнение шаблонов договоров, то это существенно облегчит работу.
  4. Ведение справочника контрагентов. Термин «контрагент» применяется в отношениях юридических лиц, ИП и физ. лиц в качестве сторон договора. Учет контрагентов включает формирование архива с подробными сведениями (реквизиты, контакты, сотрудники, договоры и т.д.). Особенностью реестра контрагентов является хранение связи с договорами (где контрагент является стороной) а также хранение информации о платежах (задолженностей) по контрагенту с историей отношений между сторонами. Реестры контрагентов можно вести в Excel или в специальных программах, которые упростят работу. Современные программы позволяют автоматически загрузить реквизиты и адреса из онлайн-сервисов, а также контролировать статус согласования с контрагентом и формировать аналитические отчеты.
  5. Контроль согласований. Договорной учет включает разные этапы, включая согласование. Не во всех организациях есть регламенты согласований, которые определяют сотрудников и их роли. Неконтролируемый процесс согласования увеличивает риски ошибок в правовой экспертизе договора, что может привести к потерям. А существенные задержки по времени согласования могут привести к срыву сделки. Преимуществом является формализация правил согласования в виде регламента, который описывает этапы проверки договора, а также определяет ответственность и полномочия согласующих сотрудников.
  6. Контроль исполнения и календарный план. Неэффективный контроль исполнения приводит к нарушению сроков оплат, некачественному оказанию услуг и прочим негативным последствиям, которые ведут к временным издержкам и дополнительным затратам. Необходимо постоянно контролировать исполнение договоров для оперативной корректировки проблем. Эффективный контроль исполнения возможен при планировании в виде т.н. «календарного плана». Цель календарного плана — контроль реализации проекта в рамках назначенных сроков, этапов и видов работ. За календарным планом закрепляется сотрудник, который координирует исполнение. Сложный проект распределяется на связанные блоки. В свою очередь, эти блоки могут разбиваться на детали (этапы и виды работ) для повышения эффективности управления проектом. Дробление проекта на взаимосвязанные элементы позволяет вести работу комплексно и с минимизацией ошибок. На практике нет модели «статичного и окончательного» предварительного создания календарного плана, так как в процессе реализации проекта могут корректироваться ранее определенные этапы и добавляться новые виды работ. Календарный план может включать десятки этапов, что делает трудоемким контроль применения соответствующего программного решения с функционалом «календарный план».
  7. Контроль прочих задач. Договорной учет это динамичный процесс, так как возникают оперативные задачи, не включенные в предварительный план. Задачи требуют контроля исполнения, их закрывать в срок. На рабочих местах можно увидеть множество стикеров с пометками и исписанные ежедневники. Является ли это эффективным для контроля задач каждый решает сам. Но бесспорным является то, что наиболее удобным будет применение функционала уведомлений по задачам и их контроля в программе договорного учета.
  8. Учет первичных документов. Первичный документ подтверждает проведение хозяйственной операции: оказание услуги, отгрузка, оплаты и т.п. Учет первичной документации требует регистрации документов внутри предприятия. Это позволит минимизировать риск утери документов. Ответственное лицо ведет журналы регистрации первичной документации. На практике применяется строгий перечень первичной документации: договор, счет, кассовые чеки, бланки строгой отчетности, ТОРГ-12, акт, счет-фактура, УПД. Помимо ведения реестров реквизитов первичных документов, одной из трудоемких задач является формирование заполненных шаблонов первичной документации. Документы можно вручную формировать в файлах Word и Excel (это часто приводит к ошибкам), а можно внедрить программу для работы с договорами с функционалом автоматического заполнения первичных документов.
  9. Учет писем (корреспонденции). Исполнение договоров сопровождается деловыми письмами. Корреспонденция бывает исходящая и входящая. Обмен письмами— это способ взаимодействия между сторонами договора, с дочерними подразделениями, с подрядчиками, а также госорганами. Письма необходимо регистрировать. Порядок обработки корреспонденции может регулироваться инструкциями и положением о документообороте. Обработка корреспонденции необходима для сортировки важных документов и расстановки приоритетов. Эффективным методом учета писем будет применение программных решений для учета документов. Это могут быть комплексные системы учета договоров, содержащие отдельный модуль для учета писем. Или программные решения только для корреспонденции в канцелярии (секретариате). После регистрации документы вносятся в базу данных. Использование программных решений для учета корреспонденции помогает осуществлять безопасное хранение и контроль исполнения документов.
  10. Претензионно-исковая работа и учет судебных дел. Бывают случаи, когда возникают осложнения при исполнении договоров, в результате нарушаются сроки или возникают прочие проблемы. Как результат, у одной из сторон возникают недовольства, что требует прояснения ситуации для разрешения потенциального конфликта между сторонами. Некоторые споры можно разрешить путем проведения «мирных» переговоров и соблюдения деловой этики. Но есть случаи, когда требуется обращение к закону для соблюдения претензионного порядка до обращения в суд. Претензионно-исковая работа — это процесс защиты интересов компании в спорах при исполнении договоров. При нарушениях одной из сторон, необходимо начинать претензионно-исковую работу в отношении нарушителя. Не все разногласия можно разрешить на претензионном этапе. Одна из сторон может не соглашаться с претензией. Если формальные процедуры по претензии не привели к положительному результату, то необходимо обращаться в суд. Учитывая критичность претензионно-исковой работы и судебного делопроизводства, данные процессы нужно контролировать по срокам. Ведения записей в ежедневнике или Excel не достаточно. Необходимо фиксировать претензии в соответствующем журнале с контролем сроков. Преимущества применения специализированного программном обеспечения для реестров, описанных выше, аналогичны в случае учете претензий и судебных дел.
  11. Ведение прочих реестров (доверенности, лицензии, нотариальные документы). В рамках договорного учета часто приходится формировать доверенности для сотрудников, оформлять нотариальные документы и ссылаться на лицензии. Причем все эти документы имеют сроки и прочие требования к оформлению. Наиболее эффективным способом их учета будет применение реестров данных документов в рамках программных решений по договорному учету.  Если лицензии и нотариальные документы оформляются в специализированных организациях и задача формирования шаблонов данных документам не является ответственностью сотрудников сторон договора, то корректное формирование доверенностей лежит на стороне организации, кто оформляет данную доверенность. В данном случае, помимо хранения реквизитов и сканов документов с быстрым поиском, преимуществом будет автоматизация формирования доверенностей на основании выбранного шаблона с последующим автоматическим заполнением.
  12. Аналитика по договорам. Любая организация ведет учет договоров. За определенные периоды времени их количество может варьироваться от сотен до десятков тысяч. При этом каждый договор, помимо непосредственных сведений по самому договору, включает спецификации, первичные документы, дополнительные соглашения, сопроводительные письма и прочие документы, описанные в предыдущих одиннадцати пунктах. Если сотрудник (исполнитель по своей группе договоров) каким-то образом еще может контролировать свой набор документов и проводить анализ исполнения, платежей и статусов первичных документов, то как быть в случае анализа всех договоров в рамках всей организации?  У каждой организации могут быть собственные форматы отчетов и диаграмм, отражающих показатели договорного учета за определенный период. В разное время и при разных обстоятельствах требуется формировать различные отчеты, формат которых зависит от целей и потребителей данных отчетов, к которым могут относится руководители, бухгалтеры, финансисты, специалисты по закупкам, делопроизводители и т.д. Можно формировать данные отчеты и диаграммы вручную, консолидирую рабочие данные из множества файлов Excel и Word от различных сотрудников, а можно построить любой отчет за считанные секунды в удобном конструкторе отчетов, который включен в соответствующий модуль программы договорного учета. Подобный конструктор отчетов позволяет настроить нужные запросы к единой базе данных по договорам и сформировать необходимый шаблон отчета по столбцам и за определенный период.

В той или иной степени, описанные выше группы задач договорного учета присутствуют в любой организации. Например, в микропредприятиях или небольших компаниях данные процессы не имеют четких границ между сотрудниками и отделами, поскольку они могут исполняться двумя-тремя работниками, включая руководителя. А в средних и крупных организациях данные процессы могут быть строго распределены между отделами, а обмен необходимой информацией в рамках договорного учета происходит строго в соответствии с регламентами. Но в любом случае, вне зависимости от сферы деятельности и размера организации, необходимо стремится к автоматизации всех учетных процессов. Если в Вашей организации назрела потребность в наведении порядка с кадровыми приказами, внутренними документами, договорами и корреспонденцией, то начинайте анализ соответствующих процессов и поиск удобного программного решения.

Скачать бесплатную версию программы

Скачать программу
Методики согласования договоров: какую выбрать?

Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать

Договор Партнер, 08.07.2025
Учет договоров: восемь ошибочных подходов

В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету

Договор Партнер, 06.06.2025
Как выбрать программу для договоров

Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У

Договор Партнер, 06.06.2025
Что выбрать: Excel-автоматизацию или программу договорного учета?

Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются: — Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel. — Простота формирования таблиц в формате Excel. —

Договор Партнер, 06.03.2025
Договор ПартнерКакие двенадцать задач договорного учета необходимо автоматизировать
read more

Поиск

Последние записи

Архивы

Рубрики