ООО «Брегис» г.Москва

ООО «Брегис» — компания с 20-ти летним опытом разработки лабораторной информационной системы и сопутствующих ИТ-решений для автоматизации деятельности медицинских лабораторий.

Программа «Договор Партнер» хранит все сведения по договорам и контрагентам в удобном виде с возможностью быстрого поиска.  Вся рабочая информация выводится в интуитивно-понятных т.н. «карточках договора» и «карточках контрагента» в виде логически связанных наборов данных.

Для эффективного учета документов в организации, необходимо определить порядок хранения сведений по договорам и связанными с ними контрагентами.  Если этого не сделать, сотрудники будут тратить лишнее время, когда потребуется найти информацию по определенному договору или контрагенту. Выработанные регламенты хранения информации позволят организовать учет договоров и избежать потерь.

Рабочие сведения могут храниться на компьютерах различных сотрудников, ответственных за работу с договорами. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы:

Организация хранит договоры в бухгалтерии.

Плюс: Чаще всего оригиналы договоров хранят в бухгалтерии, т.к. что хранение договоров и иных первичных документов – элемент бухучета.

Минус: На практике, юристам и менеджерам договоры бывают нужны намного чаще, чем бухгалтерам. Бухгалтерия тратит время на поиск нужных документов по запросу коллег из других отделов, а юристам и менеджерам приходится тратить время на запросы получения информации по договорам.

Организация хранит договоры в юридическом отделе.

Плюсы:

• юридический отдел формирует договоры и дополнительные соглашения к ним, а также согласует финальные редакции документов до подписания;
• в юридическом отделе хранятся документы, связанные с договорами  (письма, протоколы разногласий, лицензии, доверенности, копии учредительных документов контрагентов и т. п.);
• сотрудники юридического отдела, как правило, ответственны за общий реестр договоров и прочие отчеты.

Минус: юристам придется отвлекаться, чтобы выдавать договоры бухгалтерам или менеджерам, представлять их по запросам налоговой инспекции и т. п.

Организация хранит договоры в отделе делопроизводства или в канцелярии.

Этот способ удобен компаниям с большим количеством контрагентов и договоров. По этой причине, учет всех документов (включая договоры) находится в ответственности канцелярии или отдела делопроизводства. Именно канцелярия регистрирует исходящие и присланные контрагентами документы.

Наиболее эффективным способом является комплексный и централизованный подход, когда для всех участников учета договоров организуется одновременный доступ к единой базе данных по контрагентам и договорам. В данном случае выделяется общий компьютер (или существующий сервер организации), на который устанавливается специальная программа для ведения реестров договоров. Каждому сотруднику-пользователю программы назначается индивидуальные права доступа к данным,  в зависимости от зоны ответственности сотрудника.

Программа «Договор Партнер» позволяет в считанные минуты развернуть сетевую (многопользовательскую) версию программы и распределить ее между сотрудниками и настроить права доступа. Вся информация будет хранится в структурированном виде в двух ключевых модулях:

• «Реестр (журнал) договоров» с возможностью систематизации по различным критериям (виды, типы, по контрагентам и прочие параметры классификации). Каждый договор выделяется в отдельную т.н. «карточку договора» и содержит весь набор сведений.
• «Справочник контрагентов» в виде набора т.н. «карточек контрагентов», которые содержат универсальный набор сведений (реквизиты, договоры по контрагенту, переписку, документы по организации и прочие данные).

Скачайте бесплатную версию программы «Договор Партнер» и оцените преимущества хранения информации по договорам и контрагентам в удобном интерфейсе.

Оставьте свой электронный адрес и вопрос. Мы можем перезвонить Вам с консультацией, если Вы укажете свой телефон.

Нажимая на кнопку «Отправить», Вы принимаете условия Пользовательского соглашения на обработку своих персональных данных