Не секрет, что компании могут нести потери прибыли из-за ошибок в договорном учете. Кто-то из руководителей понимает это, но постоянно откладывает анализ данной ситуации. Часть руководителей даже не догадываются, что есть ошибки в договорном учете, которые несут финансовые и юридические риски. Но есть компании, которые мониторят показатели договорного учета и в случае выявления критических отклонений принимают нужные решения для устранения рисков ошибок.
Участвуя в проектах по внедрению программных решений, наша команда на практике видит разные подходы к договорному учету. Опыт работы с разными отраслями помог нам выявить 6 ключевых признаков, которые сигнализируют, что пора автоматизировать работу с договорами.
Признак 1. Вы теряете договоры и первичные документы или не можете быстро их найти
- Ситуация: «Сотрудник тратит часы на поиск нужного документа, а в критический момент выясняется, что последняя версия договора утеряна.»
- Риски и последствия:
- Судебные споры из-за несоответствия версий.
- Штрафы за несвоевременное исполнение обязательств.
- Решение: Единая электронная база проектов договоров и подписанных версий с историей изменений и напоминаниями о сроках. Такой архив файлов может быть организован на уровне единой сетевой папки или установки отдельной программы договорного учета с удобным реестром договоров и хранением файлов.
Признак 2. Финансовые ошибки: дублирование платежей или просрочки
- Ситуация: «Бухгалтерия дважды переводит аванс, потому что была путаница с первичными документами»
- Риски и последствия:
- Прямые убытки за дублированный платеж.
- Испорченные отношения с контрагентами.
- Конфликты в коллективе.
- Решение: Первичные документы необходимо собирать в единый реестр с контролем дат и статусов (план / факт / подписан / оплачен). Закрытия работ и оплаты нужно проводить только в соответствии с данным реестром. Его можно вести в общем файле Excel или в отдельной программе для учета договоров с модулем контроля первичных документов.
Признак 3. Согласование занимает дни или недели
- Ситуация: «Проект договора бесконтрольно ‘путешествует’ по сотрудникам, обрастает комментариями и правками, но при этом нет контроля последовательности согласования и сроков.»
- Риски и последствия:
- Отсутствие правил согласования приводит к увеличению сроков.
- Срывы сделок из-за задержек.
- Перегруженные сотрудники с хаотичным подходом к согласованию.
- Решение: Введение регламентов согласования и автоматизация данного процесса с помощью договорной программы с функцией контроля согласования.
Признак 4. Вы не контролируете исполнение обязательств
- Ситуация: «Компания пропускает сроки исполнения обязательств (оплаты, поставки или оказания услуг) и попадает на штраф, потому что никто не отследил даты в договоре.»
- Риски и последствия:
- Претензии и судебные дела со стороны контрагента.
- Штрафы и репутационные потери.
- Решение: Обязательное планирование этапов и сроков по каждому договору. Можно вести в органайзерах, в таблицах Excel или в отдельных программных решениях с модулем «календарное планирование» с уведомлениями по датам.
Признак 5. Аудит или сверка вызывают панику и суматоху
- Ситуация: «При запросе налоговиков или прочих гос. органов сотрудники тратят много времени на поиск нужных документов в папках на разных компьютерах или почте.»
- Риски и последствия:
- Штрафы за непредоставление документов.
- Подозрения в недобросовестности.
- Решение: Система с быстрым поиском по содержимому или наименованию файлов за период дат по разным условиям. Это возможно только при хранении сведений и файлов договорного учета в единой программе в многопользовательском сетевом режиме.
Признак 6. Медленное формирование аналитических отчетов
- Ситуация: «Очень сложно и трудоемко (порой и невозможно) построить сложные отчеты за период по разным проектам, договорам и контрагентам, так как каждый сотрудник хранит файлы и разные реестры Excel на своих компьютерах.»
- Риски и последствия:
- Задержки в принятии оперативных решений из-за долгой подготовки аналитических отчетов.
- Даже если сложный отчет получится «склеить» из разных файлов Excel, есть большие риски ошибок в нем из-за человеческого фактора.
- В некоторых случаях, из -за «хаоса» в договорной работе, вообще отсутствует возможность формировать подобные отчеты
- Решение: Консолидированные аналитические отчеты можно построить только на основании детальной информации в единой базе данных по договорам, первичным документам и контрагентам. Программа за несколько секунд сформирует отчет любой сложности за нужный период и по заданным критериям.
Заключение
Если Вы сталкивались хотя бы с 2-3 описанными выше ситуациями — это свидетельствует о рисках и об отсутствии системного подхода к договорному учету. Повысьте приоритет данного вопроса, сформируйте команду сотрудников для формирования регламентов договорной работы. После чего начните поиск и внедрение соответствующего программного решения.
Скачать бесплатную версию программы «Договор Партнер»
Скачать бесплатную версию программы
Какие шесть признаков показывают на проблемы в договорном учете
Не секрет, что компании могут нести потери прибыли из-за ошибок в договорном учете. Кто-то из руководителей понимает это, но постоянно откладывает анализ данной ситуации. Часть руководителей даже не догадываются, что есть ошибки в договорном учете, которые несут финансовые и юридические риски. Но есть компании, которые мониторят показатели договорного учета и в случае выявления критических отклонений
Методики согласования договоров: какую выбрать?
Согласование договоров — важный процесс в компании, так как задержки и ошибки могут привести к финансовым и юридическим рискам. Чтобы избежать этого, рекомендуется выработать правила и регламенты согласований, наиболее подходящие особенностям бизнес-модели компании. В данном обзоре рассмотрим различные варианты методик и подходов по согласованию договоров. Четкой границы между ними нет, так как их можно комбинировать
Учет договоров: восемь ошибочных подходов
В разных компаниях по-разному видят такой процесс, как «договорной учет». Для кого-то это всего лишь работа юристов, для других это контроль исполнения после подписания договора, а некоторые включают в договорной учет процессы от работы с заявками до подписания акта, закрытия договора и передачи его в архив. В данном обзоре приведен набор ошибочных подходов к учету
Как выбрать программу для договоров
Договоры — это ключевой элемент бизнеса, который определяет отношения с партнерами (поставщиками и заказчиками). К т.н. «договорному учету» необходимо относится с такой-же серьезностью, как и к бухгалтерскому учету. Процессы и задачи, составляющие «договорной учет», намного шире, чем просто хранение файлов на компьютере и реестры в Excel. Данный обзор будет полезен многим руководителям и сотрудникам. У
