Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с договорами, обладает собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом договорного учета является «как повысить эффективность работы с договорами?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «Договор Партнер» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с договорами и контроля их исполнения. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и целому отделу, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать собственные сценарии применения программы «Договор Партнер» исходя из специфики работы с договорами и контрагентами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы:

• Базовый сценарий применения;
• Комплексный сценарий применения;
• Максимальный сценарий применения.

Данное разделение условно и может рассматриваться как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по договорам, заявкам и контрагентам в удобном интерфейсе т.н. «карточке договора» или «карточке контрагента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

К таким файлам могут относиться договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с договорами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Договор Партнер», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к договорам и контрагентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

• Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по договорам и контрагентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по договорам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
• Построение полезных отчетов (таблиц) по договорам займет несколько секунд в программе «Договор Партнер». А если речь идет о хранение файлов по клиентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?
• Моментальное формирование «карточки контрагента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Договор Партнер» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.

В итоге, формируя электронный архив «карточек договоров» образуется единый реестр договоров и справочник контрагентов.  Тем самым пользователь, в дополнение к реестру договоров в файлах Excel, получает более современное решение в виде удобной программы.

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива базовых сведений по договорам и контрагентам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль исполнения договоров и учет графиков платежей с контролем статусов по первичным документам (счет, договор, акт и т.п.).

Программа «Договор Партнер» включает в себя контроль дат исполнения договора и раздел для ведения реестров первичной документации «Продажи и документы», который позволит оперативно фиксировать необходимые реквизиты документов с контролем сумм и статусов.

Подробные сведения вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки договора», которая содержит следующие разделы:

• Основные сведения с учетом дат (заключения, закрытия, предоплаты и т.п.)
• Контрагенты (стороны договора)
• Контроль графика платежей
• Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
• Шаблоны договоров (данный раздел автоматически формирует договоры с подстановкой сведений из программмы)
• Реестры первичных документов (счета, акты, УПД, счет-фактуры, КС)
• Спецификации
• Хранение прочих дополнительных сведений

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Договорной учет является одним из ключевых рабочих процессов любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с договорами или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет договорной учет.

В современных реалиях конкуренции в вопросах эффективности договорного учета, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по договорам и контрагентам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, большим преимуществом будет применение решений для следующих задач договорного учета:

• Согласование договоров;
• Учет дополнительных соглашений;
• Учет спецификаций;
• Учет субподрядов;
• Учет календарного плана и этапов работ;
• Учет претензий и судебных дел;
• Контроль затрат;
• Учет доверенностей и нотариальных документов;
• Учет заявок (входящих и исходящих);
• Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
• Анализ рентабельности;
• Формирование аналитических отчетов и диаграмм;
• Календарь задач с возможностью рассылки уведомлений с напоминаниями по электронной почте;
• Настройка программы под специфику договорного учета организации;
• Прочие задачи договорного учета

Программа «Договор Партнер» включает в себя весь набор вышеперечисленных возможностей в едином удобном интерфейсе.

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Договор Партнер» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с договорами и контрагентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения.

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для договорного учета.