Запросить консультацию по программе и ценам
Файлы Excel продолжают активно применяться для формирования реестров договоров и прочих отчетов. Многие руководители и сотрудники рассматривают Excel, как основной инструмент автоматизации. Основными причинами такого подхода являются:
— Привычка, вызванная многолетней популярностью, а в какой-то степени «монополией» офисной программы MS Office с включенным в нее приложением Excel.
— Простота формирования таблиц в формате Excel.
— Базовые инструменты автоматизации, существующие в Excel (формулы, сортировки и макросы для более продвинутых пользователей).
Но существует ряд недостатков, которые не позволяют говорить о т.н. Excel-автоматизации как серьезном подходе к договорному учёту. В таблице ниже описаны девять недостатков применения т.н. Excel-автоматизации.
|
№ |
Недостаток Excel |
Комментарий |
|
1 |
Нет возможности хранить вложенные файлы, связанные с определенной ячейкой или строкой в таблице Excel. | Согласитесь, хранение в ячейках Excel путей к папкам на компьютере не самый удобный способ, особенно если папки или файлы могут переименовываться и удаляться сотрудниками на своих компьютерах без согласования с коллегами. |
|
2 |
Нельзя открыть отдельное окно (форму) с подробными сведениями при клике на выделенную строку в Excel. | Например, не получится раскрыть т.н. «карточку договора» при клике на выделенную строку таблицы Excel или посмотреть «карточку контрагента» с подробными сведениями.
|
|
3 |
Excel — это формат не для сетевой многопользовательской работы. | Каким образом нескольким сотрудникам организовать одновременное редактирование файла Excel остается вопросом. Создание копий для каждого сотрудника, а потом синхронизация (сведение) всех изменений в один общий файл — не самый быстрый и надежный вариант. |
|
4 |
Отсутствие отслеживания (контроля) изменений со стороны пользователя, кто работал с файлом Excel. | Проще говоря, Вы не сможете открыть «журнал (историю) изменений» и определить, кто из коллег и когда ошибся при внесении данных в таблицу Excel. Также при работе с данным форматом нельзя распределить права доступа к нему между коллегами, с ограничением того или иного функционала редактирования листа Excel. |
|
5 |
Сложность обработки больших данных в таблице Excel. | Например, как показывает практика, отчет по документам за несколько лет может включать реестр с разными статусами (оплата, долг и т.п.), состоящий из тысяч строк. При этом каждый договор включает отдельные вложенные реестры с десятками первичных документов по каждому договору. Возникает вопрос, насколько быстро и без ошибок получится сформировать Excel файл для реестра первичных документов тысячи договоров? |
|
6 |
Сложность построения консолидированных отчетов в Excel, когда необходимо объединить в один отчет (реестр) различные таблицы из разных файлов Excel, связанные идентификаторами и прочими ключами. | Например, как быстро Вы сможете построить общий отчет по закрытым договорам или спецификациям, если несколько сотрудников ведут собственные реестры в отдельных файлах Excel. |
|
7 |
Проблема организации преемственности передачи дел между сотрудниками при увольнении одного из них. | Например, каким образом новый сотрудник должен разобраться в различных файлах Excel, которые вел прежний работник, если данные файлы хоть и помогали прежнему сотруднику, но формат и правило заполнения таблиц были известны только уволенному коллеге, который создал данные файлы под себя. Т.е. нет единого интерфейса заполнения данных по общим правилам и регламентам. Каждый сотрудник ведет свой Excel файл. |
|
8 |
Проблема быстрого поиска необходимо информации. | Данный недостаток описывается простым примером. Как найти за несколько секунд нужную информацию о всех контактных лицах клиента, если менеджер общается с одним работником контрагента и ведет эти сведения в своей Excel таблице, а бухгалтер знает контакты других лиц клиента и хранит их в своих файлах. Т.е. придется пообщаться с каждым из коллег с целью запроса сведений по сотрудникам контрагента. И подобных примеров на практике множество. |
|
9 |
Итоговый недостаток, как результат предыдущих восьми – это вопрос безопасности хранения сведений по клиентам и продажам. | А как можно обеспечить безопасность, при хранении информации в различных файлах Excel у разных сотрудников на разных компьютерах? Если отсутствует централизованная база данных по договорам и контрагентам – то ни о какой безопасности говорить не приходится.
|
Подводя итог вышесказанному, получается ситуация, когда с одной стороны есть привычный формат Excel, а с другой стороны работа с Excel содержит недостатки, которые не позволяют эффективно автоматизировать учет договоров.
В данном случае рекомендуется рассмотреть «плавную» трансформацию (переход) от Excel-автоматизации к применению специализированной программы договорного учета.
Данный подход включает два момента:
- Рабочие сведения необходимо вносить, хранить и обрабатывать в отдельной программе. Т.е. программа с единой базой данных по договорам и документам становится «главным элементом» автоматизации.
- А файлы Excel остаются привычным форматом для формирования итоговых выгрузок (отчетов и реестров) из программы. Т.е. Excel не должен восприниматься как «первичное хранилище рабочих сведений». Таблицы Excel становятся «вторичным элементом», который «дополняет» информационную среду, а не является основой автоматизации.
Чтобы на практике проделать данный переход, рекомендуется пройти четыре этапа:
- Прежде всего необходимо распределить все рабочие сведения, которые возникают в процессе работы договорами. Например, к таким данным можно отнести справочники контрагентов, реестры договоров и первичных документов, входящие заявки(запросы) и ответы на них, отчеты, справочники товаров и услуг, спецификации, письма и т.п.
- После чего проанализировать, какие из указанных выше сведений уже хранятся в Excel. Далее из этих файлов Excel нужно выработать набор основных шаблонов необходимых реестров, справочников и отчетов. Если с договорами работают более одного сотрудника, то рекомендуется определить список данных работников с последующим распределением прав доступа (ролей). Каждый шаблон реестра должен включать наименования столбцов, определение местоположения и формата ячеек (числовой, текстовый, дата, справочник). На данном этапе будет полезным определить периодичность формирования реестров и отчетов, например ежедневная отчетность или за другой период.
- Третий этап полезен, когда в договорном учете задействованы несколько сотрудников или отделов. На этом этапе определяется принадлежность(связь) каждого шаблона реестра (справочника, отчета) к структурным единицам, например таким как: руководство; коммерческий отдел, бухгалтерия; секретариат (канцелярия); юридический (договорной) отдел; производство; прочие структурные единицы.
- На финальном этапе принимается решения о внедрении отдельного программного решения для учета договоров и контрагентов. Обязательным должно быть наличие функционала загрузки данных из Excel (например, реестра договоров и справочника контрагентов) и выгрузки (экспорта) реестров и отчетов во внешние файлы Excel с различным набором и последовательностью столбцов, в зависимости от назначения.
При выборе программы договорного учета не стоит ставить целью внедрение сложной программы (особенно если ранее вся работа велась в Excel). Подобная комплексная программа, охватывающая в единой среде все отделы, потребует выделения существенного бюджета (достигающего десятков, а возможно и сотен тысяч рублей). Помимо этого, для сложной программы нужно детально прописать регламенты и бизнес-процессы, а также выделить время и сотрудников на длительное внедрение.
Для перехода с Excel на другой уровень автоматизации, рекомендуется использовать доступную и простую программу, содержащую базовый функционал для сотрудников(работающих с договорами), такой как:
- Функционал автоматического формирования заполненных договоров и первичных документов (счет, акт и т.п.).
- Реестр первичных документов и спецификаций.
- Справочник контрагентов.
- Реестр заказов или заявок.
- Справочник товаров и услуг (номенклатура).
- Календарь задач (напоминаний).
- Функционал автоматической рассылки уведомлений по электронной почте по группам адресатов.
- Модуль формирования аналитических отчетов и диаграмм за определенный период и по различным критериям(условиям).
- Функционал выгрузки справочников, реестров и отчетов во внешние файлы Excel.
Таким образом, выбор удобной и недорогой программы с функционалом связи с Excel (загрузка и выгрузка) позволит (с минимальными затратами денег и времени) достигнуть следующих целей:
- Сотрудники получают решение, помогающее им в учете договоров. При этом исключается возможное «сопротивление изменениям» (человеческий фактор) на уровне работников, так как происходит не отказ от привычных файлов Excel, а предлагается программный продукт, облегчающий труд и при этом включающий функционал быстрой выгрузки нужного отчета (реестра) в Excel по различным условиям (критериям) в любой момент из единой базы данных.
- Устраняются риски ошибок от описанных вначале статьи девяти недостатков Excel автоматизации.
- Организуется единое безопасное хранилище рабочих сведений в централизованной базе данных в рамках специализированного программного обеспечения с сетевым доступом для каждой структурной единицы (руководство, бухгалтерия, договорной отдел, секретариат и т.п.).
